Vous recevez un mail de votre organisme certificateur. Dedans, une question précise sur l’indicateur 27 et vos formateurs externes.
Et là, le doute s’installe. Vous avez bien un contrat avec votre sous-traitant, mais est-ce que ça suffit pour l’audit ?
Honnêtement, c’est là que la plupart des petits organismes coincent. Le contrat, c’est le minimum. L’auditeur veut surtout voir que vous gardez la main sur la qualité de ce qui se passe vraiment.
Voici comment traduire l’indicateur 27 en check-list concrète : ce que doit contenir votre contrat de sous-traitance, les règles CPF à respecter depuis 2024, et les preuves à préparer avant le contrôle. On regarde aussi comment cela rejoint le critère 6 Qualiopi.
Qu’est-ce que la sous-traitance en formation professionnelle et qui est concerné ?
Vous animez des actions de formation, et un confrère vous propose d’intervenir sur l’un de ses modules. Question simple : est-ce que vous devenez son sous-traitant, son salarié, ou autre chose ?
La réponse compte, parce qu’elle change vos obligations.
La sous-traitance en formation professionnelle repose sur deux rôles. D’un côté, le donneur d’ordre : l’organisme de formation qui vend l’action, signe avec le client final et reste responsable de sa qualité devant l’audit Qualiopi. De l’autre, le sous-traitant : le formateur (souvent indépendant) qui réalise tout ou partie de la prestation pour le compte du donneur d’ordre.
Prenons un cas concret. Un organisme certifié décroche un marché CPF sur le marketing digital. Il manque d’un expert SEO en interne. Il fait appel à un formateur indépendant en sous-traitance pour animer ce volet précis. Le client, lui, ne signe qu’avec l’organisme. C’est ça, la relation de sous-traitance.
Attention à ne pas confondre avec deux autres montages.
- Le salariat classique : vous êtes employé, lié par un contrat de travail, sous l’autorité de l’organisme.
- Le portage salarial : vous facturez via une société de portage qui vous salarie, ce qui n’est pas une relation de sous-traitance entre deux organismes.
Dans la sous-traitance, vous restez indépendant. Vous facturez votre prestation. Et vous gardez votre propre responsabilité juridique.
Voilà le point que beaucoup oublient : le formateur sous-traitant qui réalise des actions de formation a besoin de son propre numéro de déclaration d’activité (NDA). Cette obligation de déclaration découle de votre activité réelle de formation, pas du statut de votre donneur d’ordre.
Pour clarifier votre cas selon votre financement et votre statut, le diagnostic Qualiopi obligatoire et la sous-traitance répond en deux minutes.
Une fois ce cadre posé, reste la vraie question d’audit : que faut-il préparer pour l’indicateur 27 ?
Indicateur 27 Qualiopi : ce que le référentiel exige pour la disposition sous-traitance
Vous avez identifié votre rôle de donneur d’ordre. Maintenant, l’auditeur va vous poser une question précise : comment vous maîtrisez la qualité de ce que fait votre sous-traitant à votre place ?
Voilà tout l’enjeu de l’indicateur 27 du Référentiel National Qualité (RNQ).
Le principe de base est simple. Quand vous sous-traitez, vous restez responsable devant l’audit. Le sous-traitant exécute, mais c’est vous, le donneur d’ordre, qui répondez de la conformité de bout en bout. L’auditeur ne vérifie donc pas que vous avez délégué, mais que vous gardez la main.
Concrètement, le RNQ attend trois choses de vous.
- Une sélection rigoureuse : vous justifiez pourquoi vous avez choisi ce formateur, avec sa qualification et ses compétences réelles sur le sujet traité.
- Un contrôle continu : vous suivez la prestation pendant et après, pas seulement au moment de signer le contrat.
- Une transmission des exigences qualité : votre sous-traitant connaît et applique vos engagements Qualiopi, y compris le respect de la marque.
Reprenons la sélection. Vous ne pouvez pas vous contenter d’un CV reçu par mail. L’indicateur Qualiopi sur la sous-traitance demande une vérification initiale documentée : diplômes, expériences, références. C’est exactement le même niveau d’exigence que pour vos formateurs internes au titre du critère 5. D’ailleurs, ces deux logiques se croisent souvent en audit.
Pour le contrôle continu, c’est là que beaucoup d’organismes se font reprendre. Sélectionner sérieusement ne suffit pas. Il faut tracer ce qui se passe ensuite : retours apprenants, progression réelle, ajustements demandés au formateur. Sur un LMS comme Teachizy, le suivi de progression des apprenants et les exports de logs vous donnent ces preuves sans les reconstituer après coup.
Reste la transmission des exigences qualité. Votre sous-traitant doit savoir qu’il intervient sous votre certification, dans le cadre de vos process, et qu’il ne peut pas réutiliser la marque Qualiopi à son compte personnel. Ça se formalise par écrit, dans le contrat.
Et c’est précisément ce contrat qui va devenir votre première pièce du dossier d’audit. On y vient.
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La sous-traitance CPF : les règles strictes de l’EDOF à respecter
Vous sous-traitez une action financée par le Compte Personnel de Formation ? Là, ce n’est plus seulement Qualiopi qui vous regarde. C’est la Caisse des Dépôts.
Et ses règles sont nettement plus strictes.
Depuis le décret entré en vigueur le 1er avril 2024, la sous-traitance CPF est encadrée par un dispositif précis, à respecter sous peine de non-conformités lourdes. Trois règles structurent tout le reste. Voyons-les une par une.
La première, c’est le fameux plafond. Vous pouvez sous-traiter au maximum 80% de votre chiffre d’affaires CPF annuel réalisé sur Mon Compte Formation. Attention au piège : ce seuil porte sur votre CA CPF global de l’année civile, pas formation par formation. Vous devez donc délivrer vous-même, par vos propres moyens, au moins 20% de votre activité CPF.
Prenons un exemple. Si votre organisme génère 100 000€ de CA via EDOF sur l’année, vous ne pouvez en sous-traiter que 80 000€ au plus. Le reste, c’est à vous de l’animer en direct.
La deuxième règle est une interdiction sèche : pas de sous-traitance en cascade. Le sous-traitant qui reçoit l’action de votre part ne peut pas la déléguer à son tour. La chaîne s’arrête à lui. Si vous confiez un module à un formateur sous-traitant, il l’exécute lui-même, point final.
La troisième touche à la certification et à la déclaration. En règle générale, votre sous-traitant CPF doit être déclaré sur EDOF avec son numéro de déclaration d’activité et sa certification Qualiopi quand elle est requise.
Maintenant, il existe des cas particuliers. Les sources de la Caisse des Dépôts citent surtout deux exemptions possibles : le régime micro-social sous un certain seuil de chiffre d’affaires annuel, et certaines interventions partielles sur une action. Les critères exacts évoluent. Vérifiez-les dans la foire aux questions du ministère du Travail au moment où vous montez votre dossier.
Un point que beaucoup découvrent trop tard : la déclaration de sous-traitance sur EDOF est obligatoire chaque année, même si vous n’avez eu recours à aucun sous-traitant sur la période. La première campagne a couvert le 1er avril au 31 décembre 2024.
Côté preuves, c’est là qu’un LMS français compatible Qualiopi vous fait gagner du temps. Pour justifier les 20% que vous délivrez en direct et tracer l’activité de chaque sous-traitant, les exports de logs par apprenant donnent des données datées, exportables, prêtes à présenter.
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Le contrat de sous-traitance en formation professionnelle : les clauses indispensables
Le contrat, c’est la pièce que l’auditeur ouvre en premier. Si elle est bien construite, elle répond à la moitié de ses questions avant même qu’il les pose.
Alors, que doit contenir un bon contrat de sous-traitance en formation professionnelle ?
Commençons par le cœur : la définition de la mission. Vous décrivez précisément l’action confiée, ses objectifs pédagogiques, son volume horaire et les livrables attendus. Un module SEO de 14 heures, support PDF fourni, quiz de validation en fin de parcours. Plus c’est concret, moins l’audit laisse de zones grises.
Vient ensuite le contrôle de la prestation. C’est souvent la clause oubliée du contrat de sous-traitance avec un formateur indépendant, et c’est exactement là que l’indicateur 27 vous attend.
Vous prévoyez par écrit comment vous suivez le travail du sous-traitant : remontée des retours apprenants, accès aux statistiques de progression, points d’étape, ajustements possibles. Sur un LMS comme Teachizy, ce contrôle s’appuie sur des données réelles plutôt que sur des promesses. Le formateur intervient dans votre espace, et vous gardez la visibilité sur ce qui se passe.
Maintenant, les clauses juridiques obligatoires. Quatre à ne jamais oublier.
- La confidentialité : le sous-traitant s’engage à ne pas divulguer vos contenus, vos méthodes ni vos données clients.
- Le RGPD : vous précisez qui traite les données apprenants et dans quel cadre, avec un hébergement en France pour rester serein côté protection des données.
- La propriété intellectuelle : vous fixez qui possède quoi (vos supports restent à vous, ses apports restent à lui, sauf accord contraire écrit).
- L’interdiction de sous-traitance secondaire : votre formateur exécute lui-même, il ne redélègue pas. C’est une obligation directe du cadre CPF.
Cette dernière clause n’est pas un détail de juriste. Elle traduit noir sur blanc l’interdiction de sous-traitance en cascade. Sans elle, vous prenez le risque qu’un sous-traitant confie votre action à un tiers que vous n’avez jamais validé.
Soyons honnêtes : partir d’une page blanche pour tout rédiger peut décourager. Un modèle de contrat de sous-traitance en formation professionnelle vous fait gagner un temps précieux, à condition de l’adapter à votre situation réelle.
D’expérience, c’est là que beaucoup bloquent. Pour démarrer sur une base solide, ce modèle de contrat partenariat formateur vous donne la trame à personnaliser.
Un dernier réflexe : datez et archivez chaque version signée. En audit, un contrat sans date ni signature ne vaut rien.
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Dossier de preuves pour l’indicateur 27 : comment être prêt pour l’audit Qualiopi
Vous avez votre contrat signé, daté, archivé. Mais le jour de l’audit, l’auditeur ne s’arrête pas là. Il veut voir ce qui s’est réellement passé sur le terrain.
Voilà ce qui valide vraiment l’indicateur 27 Qualiopi : un dossier de preuves complet.
Disons-le clairement. La sélection et le contrat prouvent que vous avez choisi sérieusement votre sous-traitant. Le suivi pédagogique prouve que vous avez gardé la main pendant et après. Trois familles de pièces couvrent l’ensemble. Reprenons-les dans l’ordre.
La première, c’est la justification des compétences du formateur. Vous réunissez son CV à jour, ses diplômes ou certifications, et ses références sur le sujet précis qu’il anime. Pas un CV générique : des preuves qui montrent qu’il maîtrise ce module-là. Cette logique rejoint d’ailleurs celle du critère 5 sur la qualification des intervenants, que l’auditeur croise souvent avec l’indicateur 27.
La deuxième famille touche à l’assiduité des apprenants. C’est le talon d’Achille de beaucoup d’organismes.
Vous devez prouver que les apprenants ont réellement suivi l’action animée par votre sous-traitant. Logs de connexion datés, temps de visionnage, émargements ou traces de présence. En présentiel, c’est la feuille signée. En distanciel, ce sont les données de votre plateforme.
La troisième, c’est l’évaluation de la formation. Vous collectez les retours des apprenants à chaud, vous les analysez, et surtout vous montrez ce que vous en avez fait. Un retour négatif que vous avez traité parle plus fort en audit qu’une absence de remontée. L’auditeur cherche votre boucle d’amélioration, au-delà de la simple note obtenue.
Voici comment ces trois familles se rangent dans un dossier prêt pour l’audit.
| Famille de preuves | Pièces à réunir | Où Teachizy aide |
|---|---|---|
| Compétences du sous-traitant | CV, diplômes, références sur le module | À centraliser dans votre dossier de preuves |
| Assiduité des apprenants | Logs de connexion, temps de visionnage, émargements | Exports de logs datés par apprenant |
| Évaluation de la formation | Retours à chaud, analyse, actions correctives | Formulaires de satisfaction intégrés |
C’est précisément là qu’un LMS compatible Qualiopi change votre quotidien. Générer ces preuves en continu, c’est l’approche audit-ready.
Sur Teachizy, le suivi de progression remonte automatiquement le pourcentage de complétion par apprenant. Les exports CSV vous donnent des logs datés, prêts à présenter. Et le comptage du temps s’arrête quand l’apprenant change d’onglet, ce qui fiabilise vos preuves d’assiduité au lieu de gonfler artificiellement les durées.
Côté évaluation, les formulaires de satisfaction intégrés collectent les retours directement dans la plateforme. Vous gardez la trace de chaque réponse, datée, exportable, rattachée à la bonne formation.
Un dernier réflexe avant l’audit : rangez chaque pièce par sous-traitant et par action. Un dossier clair se présente en cinq minutes, là où un dossier en vrac, même complet, fait douter l’auditeur.
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Ce qu’il faut retenir sur l’indicateur 27
- Maîtrise de bout en bout : Le donneur d’ordre reste responsable de la conformité Qualiopi. Déléguer l’animation ne signifie pas déléguer votre exigence qualité.
- Contrat complet : Votre contrat de sous-traitance doit détailler le périmètre des missions, les modalités de contrôle, et proscrire toute sous-traitance en cascade, particulièrement pour le CPF.
- Traçabilité continue : Les preuves de compétences du sous-traitant et les logs d’assiduité des apprenants doivent être archivés au fil de l’eau, et non reconstitués à la veille de l’audit.
- Vigilance réglementaire : En cas de recours au CPF, respectez strictement le plafonnement de 80% de votre chiffre d’affaires et la déclaration obligatoire sur EDOF.
La sous-traitance ne doit plus être une zone d’ombre dans votre dossier. En formalisant vos process dès aujourd’hui, vous transformez une contrainte réglementaire en une preuve solide de votre professionnalisme. Si vous souhaitez approfondir les autres exigences du référentiel, notre guide sur le critère 6 Qualiopi vous aidera à structurer l’ensemble de votre veille et de votre gestion des preuves.
Vous pouvez dès maintenant centraliser vos documents et vos logs de progression sur votre espace Teachizy pour aborder votre prochain audit en toute sérénité. À noter aussi que Teachizy propose un accompagnement à la certification Qualiopi, via deux packs animés par des auditrices assermentées. En cas de doute sur votre situation spécifique, n’hésitez pas à consulter notre diagnostic Qualiopi rapide pour confirmer vos obligations selon vos modes de financement.
