Votre sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi ? La réponse dépend d’un seul détail : est-ce que la formation est financée via le CPF, ou pas ?
C’est là que beaucoup de petits organismes de formation et formateurs indépendants se retrouvent bloqués. Pas parce que les règles sont introuvables, mais parce qu’elles changent selon le cas, et que depuis avril 2024, certaines obligations se sont durcies sans que tout le monde s’en soit aperçu.
Si vous avez déjà cherché à clarifier vos obligations en matière de sous-traitance Qualiopi, vous savez que les réponses génériques ne suffisent pas : ce qui compte, c’est votre situation précise, le type de financement mobilisé, et le rôle exact de chaque intervenant.
Cet article traduit les règles en cas concrets : un tableau de décision CPF versus hors CPF, une checklist documentaire à utiliser avant de signer, et les indicateurs du référentiel à surveiller pour ne pas arriver en audit avec des trous dans votre dossier.
Sous-traitance Qualiopi : prestation de services ou intervention externe ?
Vous travaillez avec un formateur freelance pour animer un module, ou vous faites appel à un graphiste pour créer vos supports. Dans les deux cas, vous externalisez une partie de votre activité. Pourtant, aux yeux de Qualiopi, ces deux situations n’ont rien à voir.
C’est précisément cette confusion qui piège beaucoup de petits organismes lors de l’audit. Voici comment distinguer ce qui relève vraiment de la sous-traitance Qualiopi et ce qui n’entre pas dans le périmètre du Référentiel national qualité.
La sous-traitance, au sens Qualiopi, désigne une situation précise : vous confiez à un tiers la réalisation d’un acte pédagogique direct avec l’apprenant. Concrètement, le sous-traitant anime une session, corrige des évaluations, accompagne un parcours. Il intervient dans l’exécution de l’action de formation elle-même. C’est ce contact direct avec l’apprenant qui déclenche les règles Qualiopi en sous-traitance, notamment les obligations de contractualisation, de vérification administrative et de suivi de la prestation.
La prestation de services, elle, couvre tout le reste : hébergement technique, montage vidéo, logistique de salle, gestion administrative. Pas de contact pédagogique avec l’apprenant, pas d’application des indicateurs du référentiel. Votre prestataire technique n’a pas besoin d’un numéro de déclaration d’activité, et l’auditeur ne vous demandera aucune preuve de sélection le concernant.
Et puis il y a le cas de l’intervenant externe occasionnel. Un expert invité pour une conférence de deux heures dans votre parcours, par exemple. Dès qu’il a un rôle pédagogique face aux apprenants (même ponctuel), il entre dans le périmètre de la sous-traitance au sens du référentiel. La durée de l’intervention ne change rien : c’est la nature du lien avec l’apprenant qui compte.
Pour savoir si votre organisme est concerné par ces obligations selon votre situation, le diagnostic proposé dans notre guide sur Qualiopi obligatoire vous aide à trancher en quelques minutes. Et si vous travaillez régulièrement avec des formateurs externes, un modèle de contrat partenariat formateur vous évitera de repartir d’une feuille blanche à chaque collaboration.
Ce qui a changé en 2024 : le décret CPF et le guide Qualiopi V9
Si vous pensiez que les règles de sous-traitance Qualiopi étaient déjà claires, 2024 a rebattu les cartes. Deux textes sont venus durcir le cadre, et ils touchent directement les petits organismes qui travaillent avec des intervenants externes sur des formations financées.
Le premier, c’est le décret du 29 décembre 2023, applicable depuis avril 2024. Son objectif : encadrer plus strictement l’accès aux financements publics et mutualisés, en particulier pour les formations éligibles au CPF. Ce qui change concrètement pour vous :
- La sous-traitance en cascade est désormais interdite pour les actions CPF. Votre sous-traitant ne peut plus lui-même confier tout ou partie de la prestation à un autre intervenant. Un seul niveau de délégation, pas deux.
- Le plafonnement du volume confié en sous-traitance fait l’objet d’une attention renforcée. Si vous déléguez la quasi-totalité de vos actions de formation, attendez-vous à des questions lors de l’audit.
- Les exigences de traçabilité documentaire montent d’un cran : contrat de sous-traitance détaillé, preuves de sélection du sous-traitant, vérification de son numéro de déclaration d’activité.
Le second texte, c’est la mise à jour du guide de lecture V9 du Référentiel national qualité. L’indicateur 27 y est précisé avec des attentes plus explicites. L’auditeur vérifie désormais que le donneur d’ordre a documenté ses critères de sélection du sous-traitant Qualiopi, qu’un contrat formalise les conditions de réalisation, et que le suivi de la prestation est effectif (pas juste déclaratif). Pour approfondir ce point, notre article dédié à l’indicateur 27 Qualiopi détaille chaque attendu.
En clair, ces évolutions ciblent la prévention de la fraude et du contournement réglementaire sur le CPF. Si vous êtes un petit organisme qui fait appel à un formateur externe pour une action financée, le risque de non-conformité lors de l’audit Qualiopi est plus élevé qu’avant (surtout si vos contrats datent de 2022). Pour anticiper les prochaines évolutions du référentiel, notre décryptage de Qualiopi V10 vous donne une longueur d’avance.
Tableau des cas : quand la certification Qualiopi est-elle obligatoire ?
Vous savez que la sous-traitance Qualiopi est encadrée. Mais concrètement, dans votre situation précise, est-ce que votre sous-traitant doit être certifié ou non ? La réponse dépend de trois variables : le type de financement mobilisé, le rôle du sous-traitant et son statut juridique.
Voici les trois scénarios qui couvrent la grande majorité des cas rencontrés par les petits organismes de formation.
| Scénario | Certification Qualiopi du sous-traitant | NDA du sous-traitant | Risque principal |
|---|---|---|---|
| Formation éligible au CPF | Obligatoire (sauf exception stricte) | Obligatoire | Déréférencement sur Mon Compte Formation |
| Financement OPCO ou fonds propres | Non obligatoire si le donneur d’ordre est certifié | Obligatoire | Non-conformité à l’indicateur 27 lors de l’audit |
| Prestation non pédagogique (logistique, admin) | Non concernée | Non concerné | Aucun risque Qualiopi |
Ce tableau résume la logique. Maintenant, détaillons chaque cas.
Sous-traitance sur des formations éligibles au CPF
C’est le cas le plus strict, et celui qui génère le plus de sanctions administratives. Depuis le décret d’avril 2024, les formations éligibles au CPF imposent des règles spécifiques au donneur d’ordre comme au sous-traitant.
Première règle : le sous-traitant qui réalise l’acte pédagogique doit lui-même détenir la certification Qualiopi sous-traitance, sauf s’il peut prouver des compétences pédagogiques documentées et qu’un contrat de sous-traitance formation détaillé encadre la mission. En pratique, l’exception est rarement acceptée sans un dossier solide.
Deuxième règle : la responsabilité totale reste sur le donneur d’ordre. Si votre sous-traitant ne respecte pas les conditions de réalisation prévues, c’est vous qui êtes en non-conformité lors de l’audit Qualiopi. Vous ne pouvez pas vous retrancher derrière le contrat.
Et voici ce qui change tout : en cas de manquement avéré, le risque n’est plus seulement une non-conformité mineure. Le déréférencement sur Mon Compte Formation est désormais une sanction appliquée. Votre organisme disparaît de la plateforme, vos formations ne sont plus accessibles au financement public, et la reprise d’activité CPF prend des mois. Pour comprendre le parcours complet de publication sur EDOF et les pièges à éviter, notre guide sur Qualiopi et CPF détaille chaque étape.
Sous-traitance hors CPF (fonds propres ou OPCO)
Bonne nouvelle : hors du périmètre CPF, le cadre est plus souple. Si votre organisme est certifié Qualiopi et que vous faites appel à un formateur externe pour une action financée par un OPCO ou sur fonds propres, ce sous-traitant non certifié peut intervenir sans détenir lui-même la certification.
Attention, souplesse ne veut pas dire absence de preuves. Lors de l’audit, l’auditeur va vérifier trois choses :
- Que vous avez documenté vos critères de sélection du sous-traitant (CV, références, diplômes, expérience terrain)
- Qu’un contrat formalise les missions confiées, les moyens mobilisés et les conditions de réalisation
- Que vous assurez un contrôle continu de la prestation : retours apprenants, évaluation des prestations, coordination des intervenants
En clair, c’est la preuve de compétence qui compte, pas le tampon administratif. Un formateur freelance avec 15 ans d’expérience et un dossier bien monté passera l’audit sans problème. Un intervenant sans aucune trace de qualification, même avec un contrat signé, posera un problème. Pour structurer vos preuves avant l’audit, les conseils Qualiopi de notre guide vous donnent une méthode concrète.
Cas particuliers : formateur indépendant et prestations non pédagogiques
Deux situations reviennent constamment dans les questions des petites structures. La première concerne le micro-entrepreneur formateur qui intervient en sous-traitance. Est-ce qu’il doit être certifié Qualiopi ?
La réponse dépend du financement. Sur une action CPF, le NDA est obligatoire pour le sous-traitant (il doit être déclaré comme organisme de formation auprès de la DREETS). La certification Qualiopi du sous-traitant est en principe requise, sauf si le donneur d’ordre peut démontrer que les compétences pédagogiques sont vérifiées et contractualisées. Hors CPF, le NDA reste exigé, mais la certification Qualiopi ne l’est pas.
La seconde situation, c’est la prestation purement logistique ou administrative : location de salle, gestion des inscriptions, montage de supports. Ces missions ne relèvent pas de l’exécution de l’action pédagogique. Aucun indicateur du référentiel ne s’applique, aucune vérification Qualiopi n’est attendue par l’auditeur. Vous pouvez travailler avec le prestataire de votre choix sans contrainte liée à la sous-traitance formation Qualiopi.
Si vous avez un doute sur le périmètre exact de votre situation, le processus de certification Qualiopi détaille les points de contrôle à chaque étape, y compris pour les structures qui collaborent avec des indépendants.
Les obligations face à l’audit : donneur d’ordre vs sous-traitant
Vous avez identifié votre cas, sécurisé vos contrats, vérifié les NDA. Reste la question qui stresse tout le monde : que va concrètement demander l’auditeur le jour J, et à qui ?
La répartition est plus nette qu’on ne le croit. Chaque partie a son périmètre de preuves à fournir, et les confondre mène droit à une non-conformité majeure. Voici comment les responsabilités se répartissent.
Côté donneur d’ordre, c’est l’indicateur 27 qui concentre l’essentiel des vérifications. L’auditeur va chercher trois types de preuves :
- Preuves de sélection : sur quels critères avez-vous choisi ce sous-traitant ? CV, références clients, diplômes, expérience dans le domaine. Un simple « on le connaît bien » ne suffit pas, il faut une trace écrite.
- Coordination des intervenants : comment organisez-vous le travail entre vous et le sous-traitant ? Réunions de cadrage, échanges documentés, points d’étape. L’auditeur veut voir que vous pilotez réellement la prestation.
- Contrôle continu : retours des apprenants, évaluation des prestations en cours de formation, ajustements éventuels. Pas un bilan à la fin, un suivi pendant.
Côté sous-traitant, c’est l’indicateur 26 qui s’applique. Ce qu’on lui demande est plus ciblé : fournir les preuves de compétences pédagogiques en lien avec la mission confiée. Diplômes, certifications professionnelles, attestations de formation continue, expérience documentée. L’idée n’est pas de produire un dossier exhaustif, mais de démontrer que la personne qui se retrouve face aux apprenants a les qualifications pour y être.
Et si l’une de ces pièces manque ? Sur l’indicateur 27, une absence de traçabilité documentaire sur la sélection ou le suivi déclenche une non-conformité majeure. Concrètement, cela signifie un plan d’actions correctives à produire dans un délai serré, et en cas de récidive lors de l’audit de surveillance, un risque réel de suspension de la certification. Pour comprendre les délais et la mécanique de réponse, notre guide sur les non-conformités Qualiopi détaille chaque scénario.
Le réflexe à adopter : ne pas attendre l’audit pour rassembler vos preuves. Un dossier par sous-traitant, mis à jour à chaque mission, avec contrat signé, CV, et au moins un compte-rendu de suivi. Si vous gérez vos formations sur un LMS comme Teachizy, les exports CSV et logs de connexion par apprenant constituent des preuves de suivi exploitables directement en audit. Côté organisation documentaire, un logiciel adapté à la démarche Qualiopi vous évite de reconstituer votre dossier la veille de l’audit Qualiopi sous-traitance.
Que doit contenir votre contrat de sous-traitance formation Qualiopi ?
Vous avez identifié votre cas, vérifié les obligations de chaque partie. Reste le document qui tient tout ensemble : le contrat. Un contrat de sous-traitance formation Qualiopi incomplet, c’est une non-conformité qui attend son heure. Voici les clauses à verrouiller pour que votre collaboration passe l’audit sans accroc.
Commencez par le socle : identification complète des parties (SIRET, représentants légaux, et surtout le numéro de déclaration d’activité du sous-traitant), périmètre exact des missions confiées, durée du contrat et modalités financières. Chaque mission doit être décrite avec son intitulé, son objectif pédagogique, les moyens mobilisés et les conditions de réalisation. L’auditeur ne veut pas lire « animation de modules » : il veut savoir quels modules, pour quel public, avec quelles méthodes.
Ensuite, les clauses liées à la qualité. Votre contrat sous-traitance Qualiopi doit prévoir :
- Les modalités d’évaluation des compétences acquises par les apprenants (type d’évaluation, critères de réussite, qui corrige)
- Les obligations de reporting du sous-traitant : rapport d’activité par session, fourniture des outils d’évaluation, remontée des preuves de compétences des formateurs (indicateur 26)
- Le suivi de la prestation par le donneur d’ordre : points d’étape, retours apprenants, évaluation des prestations en cours de mission
Deux clauses méritent une attention particulière. La première : l’interdiction de sous-traitance en cascade, obligatoire pour toute action CPF depuis avril 2024. Votre sous-traitant ne peut pas déléguer à un tiers sans votre approbation expresse (et en CPF, cette délégation est tout simplement interdite). La seconde : la conformité RGPD. Le contrat doit inclure des clauses de confidentialité, de protection des données personnelles des apprenants, et de non-sollicitation.
Pour aller plus loin sur les attendus de chaque indicateur applicable, notre décryptage des critères Qualiopi vous donne le détail des preuves à préparer par clause.
Checklist avant de signer : les documents à exiger
Le contrat est rédigé, les clauses sont en place. Mais avant de signer quoi que ce soit, avez-vous réellement vérifié que votre sous-traitant peut fournir les pièces que l’auditeur vous demandera ? C’est maintenant que ça se joue, pas trois jours avant l’audit.
Voici la liste concrète des documents à collecter avant le démarrage de chaque mission :
- CV actualisé et daté du formateur intervenant, mentionnant ses expériences en lien direct avec le contenu confié (pas un CV générique de 2019)
- Copies des diplômes, certifications ou attestations prouvant les compétences pédagogiques sur le domaine concerné
- Attestation d’assurance RC Professionnelle en cours de validité
- Numéro de déclaration d’activité (NDA) vérifiable auprès de la DREETS, obligatoire dès que le sous-traitant réalise un acte pédagogique
- Grille d’évaluation partagée : les critères sur lesquels vous jugerez la qualité de la prestation, transmis au sous-traitant avant la première session
- Charte sous-traitant Qualiopi signée : un document court qui rappelle les engagements qualité, les délais de reporting et les règles de confidentialité RGPD
Un conseil qui vaut de l’or : créez un dossier numérique par sous-traitant. À chaque nouvelle collaboration, vous complétez le dossier au lieu de tout reconstruire. Si vous gérez vos formations sur Teachizy, les exports de suivi par apprenant viennent compléter ce dossier avec des preuves d’exécution horodatées, directement exploitables en audit.
Honnêtement, cette checklist tient sur une page. Mais c’est souvent cette page qui manque le jour où l’auditeur ouvre votre dossier de sous-traitance Qualiopi.
Comment un LMS simplifie le suivi de vos sous-traitants
Vous avez le contrat, la checklist, le dossier par sous-traitant. Reste le problème du quotidien : comment prouver que vos apprenants ont bien suivi les modules animés par un intervenant externe, avec des données fiables et horodatées ?
C’est là que la plupart des petits organismes perdent un temps fou. Relancer le sous-traitant pour récupérer des feuilles d’émargement scannées, croiser manuellement les retours apprenants avec les dates de session, reconstituer des preuves d’assiduité dans un tableur la veille de l’audit. Vous voyez le tableau.
Un LMS compatible Qualiopi change la donne sur un point précis : la traçabilité documentaire se construit automatiquement, au fil de la formation. Chaque connexion d’apprenant est enregistrée, chaque progression de module est datée, chaque évaluation complétée génère une trace exploitable. Vous n’avez plus à demander des preuves après coup : elles existent déjà dans la plateforme.
Avec Teachizy, les logs de connexion et exports CSV par apprenant sont disponibles en quelques clics. Durées de visionnage, pourcentages de complétion, résultats de quiz : tout est horodaté et exportable, directement utilisable pour répondre aux attendus de l’indicateur 27 lors de l’audit Qualiopi sous-traitance. Votre sous-traitant anime le module, vos apprenants suivent le parcours sur la plateforme, et vous récupérez les preuves sans relance ni reconstruction manuelle.
Pour un organisme qui coordonne plusieurs intervenants externes, c’est un gain de temps concret (et quelques nuits de sommeil en plus avant l’audit).
L’essentiel pour sécuriser votre sous-traitance
- Le financement CPF impose désormais la certification Qualiopi au sous-traitant, alors que le NDA suffit généralement pour les missions hors CPF.
- La sous-traitance en cascade (déléguer à un second sous-traitant) est strictement interdite pour toutes les actions financées par le CPF.
- L’indicateur 27 exige une traçabilité totale, incluant vos critères de sélection (CV, diplômes) et un suivi pédagogique documenté de chaque intervention.
Vous avez désormais les clés pour contractualiser sereinement et protéger votre référencement. L’astuce est de constituer vos dossiers intervenants au fil de l’eau plutôt que de tout reconstruire la veille de l’audit. En automatisant la collecte des preuves de suivi via votre plateforme, vous transformez une contrainte administrative en un automatisme quotidien.
Pour centraliser vos preuves d’assiduité et vos logs de connexion sans effort, vous pouvez essayer Teachizy gratuitement dès aujourd’hui.
