Critere 1 qualiopi : checklist audit des infos à publier, preuves à garder et non-conformités à éviter

Votre audit approche, et le critère 1 Qualiopi vous pose une question simple mais redoutable : est-ce que tout ce que vous publiez sur vos formations est vraiment complet, à jour et prouvable le jour J ?

Beaucoup d’organismes se concentrent sur l’indicateur 1 en oubliant les indicateurs 2 et 3, ou affichent des informations correctes mais impossibles à dater. Ce sont ces détails-là que l’auditeur cherche en premier, et ce sont eux qui déclenchent les non-conformités sur les critères Qualiopi.

Cet article traduit chaque exigence du critère 1 en actions concrètes : ce que vous devez publier, quelles preuves conserver, et comment éviter les écarts les plus courants avant votre audit initial ou de surveillance.

Ce que le critère 1 Qualiopi exige de votre organisme

Vous avez lu le référentiel, vous avez survolé le guide de lecture, et pourtant une question reste floue : concrètement, qu’est-ce que l’auditeur va chercher sur le critère 1 Qualiopi ? Ce premier critère porte un nom simple, information du public, mais il engage votre organisme sur un terrain précis : la transparence totale de votre offre avant toute inscription.

Trois indicateurs composent ce critère :

• Indicateur 1 : les informations rendues publiques sur vos prestations (objectifs pédagogiques, prérequis, durée, tarifs, modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes en situation de handicap, contacts, délais d’accès).
• Indicateur 2 : la diffusion des résultats chiffrés de vos formations (taux de réussite, taux de satisfaction, débouchés).
• Indicateur 3 : la communication sur les certifications visées, les équivalences, passerelles et suites de parcours possibles.

Voici ce que ça change concrètement : les indicateurs 1 et 2 sont classés « super indicateurs » dans le guide de lecture du référentiel. En clair, une lacune sur l’un de ces deux points peut déclencher directement une non-conformité majeure lors de l’audit. Pas une remarque, pas un avertissement bienveillant : une non-conformité qui bloque votre certification.

Pour un petit organisme de formation, c’est à la fois une bonne et une mauvaise nouvelle. Mauvaise, parce que le risque est réel dès le premier critère. Bonne, parce que les preuves à fournir sont accessibles : des supports de communication à jour, des données chiffrées publiées, des pages web actualisées. Pas besoin d’un service qualité de dix personnes pour s’en sortir.

Indicateur 1 : Les informations obligatoires à rendre publiques

C’est l’indicateur qui concentre le plus de non-conformités lors des audits initiaux. Et pour cause : il touche à ce que votre public voit avant même de vous contacter. L’indicateur 1 Qualiopi exige que votre organisme rende accessibles, de manière claire et vérifiable, toutes les informations essentielles sur chacune de vos prestations. Pas « quelque part dans un PDF enfoui », mais sur vos supports de communication principaux.

Voici ce que l’auditeur va vérifier, élément par élément, et les preuves qu’il s’attend à trouver dans votre dossier.

La liste exacte des éléments à afficher

Le guide de lecture du référentiel national qualité est limpide sur ce point. Pour chaque formation que vous proposez, les informations suivantes doivent être rendues publiques :

• Objectifs pédagogiques : ce que l’apprenant sera capable de faire à l’issue de la formation (formulés avec des verbes d’action, pas des généralités).
• Prérequis : le niveau ou les compétences nécessaires pour suivre la formation. Même si la réponse est « aucun prérequis », il faut le mentionner explicitement.
• Durée de la prestation et délais d’accès.
• Tarifs : prix TTC ou HT clairement indiqué, avec les éventuelles conditions de prise en charge.
• Méthodes mobilisées : expositive, interrogative, mise en situation, e-learning, blended… Nommez-les.
• Modalités d’évaluation : quiz, mise en pratique, soutenance, auto-évaluation.
• Accessibilité aux personnes en situation de handicap (PSH) : un contact référent handicap ou une mention des aménagements possibles.
• Contacts : un moyen de joindre votre organisme pour obtenir des informations complémentaires.

Un oubli fréquent chez les petites structures : l’accessibilité PSH. Beaucoup pensent que ça ne les concerne pas parce qu’ils n’ont « jamais eu de demande ». L’auditeur ne vous demande pas d’avoir un dispositif complet, il vérifie que l’information existe et qu’un interlocuteur est identifié. Une ligne sur votre fiche programme avec un nom et un email suffit.

Les preuves documentaires attendues par l’auditeur

Afficher les informations, c’est une chose. Prouver que vous les diffusez réellement, c’en est une autre. L’auditeur va chercher des preuves documentaires concrètes, datées et cohérentes entre elles.

Ce qui change tout : la traçabilité. Voici les supports de communication qu’il examine en priorité :

• Votre site web : pages formations à jour, avec chaque élément listé ci-dessus visible sans avoir à télécharger un document. L’auditeur peut faire une capture d’écran le jour de l’audit.
• Fiches programmes datées : un PDF ou un document par formation, avec une date de mise à jour apparente. Un catalogue de formation sans date, c’est un signal d’alerte immédiat.
• Livret d’accueil : il reprend les informations pratiques et les modalités d’évaluation. Même un document de deux pages fait l’affaire, à condition qu’il soit transmis avant le démarrage.
• CGV et emails de confirmation : ils prouvent que l’information a bien été communiquée au bénéficiaire avant l’inscription.

Si vous digitalisez vos formations, un LMS comme Teachizy facilite cette traçabilité : chaque formation dispose de sa propre page de vente dédiée où vous affichez objectifs, prérequis, durée et tarifs. L’auditeur peut y accéder directement, et vous disposez d’un support à jour en permanence.

Un conseil pour préparer votre audit sereinement : constituez un dossier « preuves indicateur 1 » avec une copie de chaque support, datée. Le jour J, vous n’aurez pas à chercher.

Indicateur 2 : Comment publier vos indicateurs de résultats

Vous avez vos fiches programmes à jour, vos pages web affichent les bons éléments. Mais l’indicateur 2 Qualiopi vous demande autre chose : des chiffres. Et c’est souvent là que les petites structures se crispent, parce qu’elles ont l’impression de ne pas avoir « assez de données » pour publier quoi que ce soit de crédible.

Pourtant, l’obligation est claire et non négociable. L’indicateur 2 est un super indicateur, au même titre que l’indicateur 1 : une absence de données chiffrées publiées peut entraîner une non-conformité majeure. Toutefois, certaines situations particulières existent, notamment en première année de certification ou lorsqu’un titre est porté par un autre organisme certificateur. Dans ce cas, les données publiées par l’organisme principal peuvent être utilisées à défaut.

Ce que l’auditeur attend, concrètement : des résultats formation publiés, sourcés et actualisés. Trois familles de données reviennent systématiquement :

• Taux de satisfaction : issu de vos questionnaires de fin de formation (satisfaction à chaud, note globale).
• Taux de réussite : pourcentage d’apprenants ayant validé les évaluations ou obtenu la certification visée.
• Taux d’abandon (ou son inverse, le taux de complétion) : combien d’inscrits sont allés au bout du parcours.

Et c’est là que ça devient intéressant pour les petits organismes : vous avez formé 12 personnes l’an dernier, pas 1 200. L’auditeur le sait. Ce qu’il vérifie, ce n’est pas la taille de l’échantillon, c’est la transparence. Mentionnez la période concernée, le nombre de répondants, et le contexte. « Taux de satisfaction 2025 : 92 % (sur 14 répondants, période janvier-décembre) » est parfaitement recevable. En revanche, soyez en mesure d’expliquer votre méthode de calcul et de présenter les données brutes ayant permis d’obtenir ce résultat si l’auditeur en fait la demande.

Côté preuves, plusieurs formats passent bien en audit : un tableau de bord interne exporté, un bilan statistique annuel daté, ou tout simplement une page de votre site affichant ces résultats. Si vous utilisez un logiciel compatible Qualiopi, les exports de suivi (logs de connexion, taux de complétion par formation) constituent des preuves solides et horodatées que l’auditeur peut vérifier en quelques secondes.

Le piège à éviter serait de publier des chiffres sans les dater ni les sourcer. Un « 95 % de satisfaction » affiché sans période ni volume, c’est exactement le type de non-conformité critère 1 Qualiopi que les auditeurs relèvent en audit de surveillance. Datez tout, sourcez tout, et actualisez au moins une fois par an.

Indicateur 3 : Les obligations spécifiques aux formations certifiantes

Si vos formations ne préparent pas à une certification inscrite au RNCP ou au RS, vous pouvez souffler : l’indicateur 3 Qualiopi ne vous concerne pas. Son champ d’application est exclusif aux organismes qui proposent des formations débouchant sur une certification professionnelle enregistrée auprès de France Compétences.

Pour ceux qui sont concernés, en revanche, les exigences sont précises. L’auditeur va vérifier que vous rendez publiques des informations spécifiques à la certification visée, au-delà de ce que couvrent déjà les indicateurs 1 et 2.

Voici ce que vous devez afficher pour chaque formation certifiante :

• Le code RNCP ou RS de la certification visée, avec un lien vers la fiche correspondante sur France Compétences.
• Le nom du certificateur (l’organisme qui délivre la certification, pas vous sauf si vous êtes vous-même certificateur).
• Le taux d’obtention de la certification : combien de candidats présentés ont effectivement obtenu le titre ou le diplôme. Même logique que pour l’indicateur 2 : datez la période, précisez le volume.
• Les blocs de compétences composant la certification, si elle en comporte.
• Les équivalences et passerelles : quelles autres certifications ou diplômes sont reconnus comme équivalents, et quels parcours permettent de poursuivre.
• Les suites de parcours et débouchés : quels métiers, quelles fonctions, quelles formations complémentaires sont accessibles après l’obtention.

Côté preuves, la fiche France Compétences est votre meilleure alliée. L’auditeur vérifiera que vos supports de communication (site web, fiches programmes) reprennent fidèlement les informations de cette fiche. Un lien direct vers la page France Compétences de votre certification, c’est la preuve la plus propre que vous puissiez fournir.

Le point de vigilance pour les petites structures qui préparent leur parcours Qualiopi CPF : ne recopiez pas approximativement les intitulés de blocs de compétences ou les débouchés. L’auditeur compare vos supports avec la fiche officielle. Une reformulation maladroite ou un bloc manquant, et vous risquez une non-conformité sur le critère 1 Qualiopi alors que l’information était disponible en quelques clics.

Les non-conformités fréquentes sur le critère 1 (et leurs conséquences)

Vous avez constitué vos fiches, publié vos résultats, vérifié vos pages web. Et pourtant, le jour de l’audit, l’auditeur relève une non-conformité sur le critère 1 Qualiopi. Comment c’est possible ? Parce que la plupart des écarts ne viennent pas d’un oubli massif, mais de détails mal formalisés ou d’une actualisation négligée. Ce sont ces erreurs-là, les plus courantes et les plus évitables, qu’il faut connaître avant de passer devant l’auditeur.

Côté non-conformités mineures, voici ce que les auditeurs relèvent régulièrement sur les petites structures :

• Une fiche programme qui affiche les tarifs de l’année précédente (le contenu est là, mais la date de mise à jour manque ou est obsolète).
• L’accessibilité aux personnes en situation de handicap mentionnée sur le site, mais absente de la fiche programme PDF envoyée aux prospects.
• Des résultats formation publiés sans préciser la période ni le nombre de répondants.
• Un taux de satisfaction affiché sur la page d’accueil, mais introuvable sur la fiche de la formation concernée.

Chacun de ces écarts, pris isolément, ne bloque pas votre certification. Mais voilà le point à ne pas sous-estimer : cinq non-conformités mineures cumulées se requalifient en une non-conformité majeure. Cinq détails « pas graves » deviennent un problème structurel aux yeux de l’auditeur.

Et les non-conformités majeures directes ? Elles tombent quand l’information est tout simplement absente :

• Aucune mention des modalités d’évaluation sur vos supports de communication, ni en ligne ni sur papier.
• Zéro donnée chiffrée publiée (pas de taux de réussite, pas de taux de satisfaction, rien).
• Un taux d’obtention de certification inventé ou gonflé, sans source vérifiable.

Sur ce dernier point, l’auditeur croise systématiquement vos chiffres avec les données de France Compétences. Publier un taux fantaisiste, c’est la non-conformité majeure assurée, et potentiellement un signalement.

Autre règle à garder en tête pour l’audit Qualiopi critère 1 : une mineure relevée lors de l’audit initial et non corrigée au moment de l’audit de surveillance devient automatiquement une majeure. L’auditeur revient, vérifie, et si le même écart persiste, il change de catégorie. Pour anticiper ce scénario, la méthode la plus fiable reste de documenter chaque correction dans un plan d’actions correctives daté et de conserver la preuve de la mise à jour.

Concrètement, la majorité de ces écarts se règlent en une demi-journée : relire chaque fiche programme, vérifier la cohérence entre votre site et vos PDF, dater vos résultats, nommer un référent handicap. Ce n’est pas un chantier, c’est une revue méthodique. Et si vos formations sont hébergées sur un LMS comme Teachizy, vos données de suivi et exports sont déjà horodatés, ce qui réduit le risque d’oubli sur les preuves les plus sensibles.

Checklist de contrôle avant votre audit Qualiopi

Vous avez fait le travail : fiches programmes rédigées, résultats publiés, supports mis à jour. Mais avez-vous vérifié que tout tient ensemble le jour J ? Cette checklist de mise en conformité documentaire vous permet de passer en revue les points critiques du critère 1 Qualiopi en moins de trente minutes, avant que l’auditeur ne le fasse à votre place.

Prenez chaque ligne une par une :

• Accessibilité publique : vos fiches programmes, tarifs et résultats sont-ils consultables sans mot de passe, sans formulaire de contact préalable ? Ouvrez une fenêtre de navigation privée et testez vous-même.
• Cohérence entre supports : les objectifs pédagogiques, prérequis et modalités d’évaluation affichés sur votre site correspondent-ils exactement à ceux de vos PDF ? Une différence de formulation entre les deux, et l’auditeur pose la question.
• Dates de mise à jour visibles : chaque fiche programme, chaque tableau de résultats porte une date lisible (mois + année minimum). Un document sans date, c’est un document suspect.
• Résultats chiffrés datés et sourcés : période mentionnée, nombre de répondants précisé, taux de réussite et satisfaction rattachés à la bonne formation.
• Référent handicap identifié : un nom et un email apparaissent sur vos supports (site et fiches).
• Indicateur 3 vérifié (si applicable) : codes RNCP/RS, blocs de compétences, équivalences et débouchés repris fidèlement depuis France Compétences.

Un dernier réflexe pour la préparation de l’audit initial : rassemblez toutes ces preuves dans un dossier unique, classé par indicateur. Si vos formations sont sur un LMS qui génère des exports horodatés, vous gagnez un temps considérable. Pour aller plus loin dans la structuration de vos preuves, le processus de certification Qualiopi pas à pas détaille chaque livrable attendu.

Cochez tout ? Vous êtes prêt.

Comment Teachizy facilite la gestion de vos informations publiques

Vous avez la checklist, vous connaissez les preuves attendues, vous savez où les auditeurs regardent en premier. Reste une question pratique : comment centraliser tout ça sans y passer vos week-ends ?

Avec Teachizy, chaque formation dispose de sa propre page de vente intégrée où vous affichez directement objectifs pédagogiques, prérequis, durée, tarifs, modalités d’évaluation et contact référent handicap. Tout ce que l’indicateur 1 exige, regroupé sur un seul support accessible publiquement. L’auditeur ouvre la page, l’information est là, datée et cohérente (pas de décalage entre un PDF oublié dans un dossier et votre site).

Côté indicateur 2, la plateforme collecte automatiquement les statistiques de complétion et les logs de connexion de vos apprenants. Vous exportez ces données en CSV, horodatées, prêtes à être présentées en audit. Vos taux de réussite et de satisfaction reposent sur des traces réelles, pas sur un tableur reconstitué de mémoire un dimanche soir.

Teachizy est un LMS 100 % français, hébergé en France, compatible Qualiopi et RGPD. Ça ne garantit pas l’obtention de la certification, mais ça structure la digitalisation des supports d’information pour que vos preuves existent avant même que vous pensiez à les chercher. Pour les organismes qui veulent aller plus loin, Teachizy propose aussi des ressources dédiées à la FOAD et aux preuves d’audit.

L’essentiel à retenir pour votre audit

• Traitez les indicateurs 1 et 2 en priorité : l’absence de tarifs ou de résultats publics déclenche une non-conformité majeure immédiate.
• Garantissez la cohérence de vos supports en datant chaque fiche programme et page web pour prouver l’actualisation de vos données.
• Affichez vos taux de réussite et de satisfaction en précisant systématiquement la source et la période concernée par les statistiques.

La réussite du critère 1 repose sur la transparence documentaire. En automatisant vos exports, vous sécurisez vos preuves avant le passage de l’auditeur. Pour aller plus loin, consultez notre guide sur le label Qualiopi.

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