Qualiopi V10 : trois lettres et un chiffre qui font tourner les têtes dans les groupes de formateurs depuis plusieurs mois. Et avec eux, une question qui revient en boucle : est-ce qu’il faut tout reprendre ?
La réalité est plus nuancée, et surtout plus rassurante. Ce qui évolue n’est pas le référentiel national qualité lui-même, mais le guide de lecture que les auditeurs utilisent pour évaluer vos preuves. La distinction entre les deux change tout à la façon dont vous devez préparer votre prochain audit de surveillance ou de renouvellement.
Le vrai problème, c’est que les informations qui circulent mélangent ce qui est confirmé, ce qui est probable et ce qui relève de l’interprétation. Réécrire toute votre documentation sur la base de rumeurs, c’est du temps perdu et des non-conformités potentielles sur des sujets que vous n’aviez pas identifiés.
Cet article distingue les trois niveaux de certitude, traduit chaque évolution en preuves auditables concrètes, et vous donne un plan d’action progressif, avec un focus particulier sur la traçabilité en distanciel et l’encadrement de la sous-traitance, les deux zones où les petits organismes de formation perdent le plus de temps en reconstitution de dernière minute.
Qualiopi V10 : guide de lecture ou nouveau référentiel ?
Vous voyez passer « Qualiopi V10 » dans vos fils d’actualité, dans les groupes de formateurs, dans les newsletters de votre OPCO. Et la première réaction est souvent la même : est-ce qu’il faut tout reprendre ? Réécrire ses procédures, refaire ses preuves, revoir chaque indicateur ?
Avant de toucher à quoi que ce soit, posons le cadre. Ce qui va changer avec la V10 n’est pas le Référentiel National Qualité (RNQ) lui-même. Le RNQ, c’est le socle légal : 7 critères, 32 indicateurs, fixés par décret. Ce texte-là reste en place. Ce qui évolue, c’est le guide de lecture Qualiopi V10, l’outil d’interprétation que les auditeurs utilisent pour évaluer vos preuves. Autrement dit, les règles du jeu ne changent pas, mais la grille de notation, elle, se précise.
La confusion entre RNQ et guide de lecture est la source de la plupart des fausses alertes qui circulent. Un guide de lecture mis à jour ne signifie pas que vos éléments de preuve actuels deviennent caducs du jour au lendemain. Ça signifie que certains niveaux attendus seront formulés différemment, que de nouvelles thématiques (inclusion, transition écologique, traçabilité en distanciel) seront explicitées, et que les auditeurs disposeront de consignes plus détaillées pour les évaluer.
Côté calendrier : la publication du nouveau guide de lecture est attendue fin 2025 ou début 2026. Une fois publié, il s’appliquera aux audits de surveillance et de renouvellement programmés après sa date d’entrée en vigueur. Pas de rétroactivité. Si votre audit de surveillance tombe trois mois avant la publication, vous passez sur la version actuelle. Si votre audit de renouvellement est prévu six mois après, c’est la V10 qui s’applique.
Ce que ça change concrètement pour vous : vous avez le temps de préparer, mais pas celui de procrastiner. Les sections suivantes détaillent précisément ce qui est confirmé, ce qui est probable, et surtout les preuves à constituer pour chaque évolution.
Tableau récapitulatif : les changements de la V10 et leurs impacts en audit
Vous avez compris la distinction entre le RNQ et le guide de lecture. Reste maintenant la question qui compte : qu’est-ce qui va bouger en pratique, et comment vous y préparer sans refaire toute votre documentation à l’aveugle ?
Le tableau ci-dessous classe chaque évolution pressentie du référentiel Qualiopi 2026 selon son statut (confirmé, probable ou hypothèse), son impact direct en audit, les preuves que l’auditeur pourrait demander, et l’action concrète à lancer dès maintenant. C’est votre grille de lecture pour prioriser.
| Changement pressenti | Statut | Impact en audit | Preuves attendues | Action à mener |
|---|---|---|---|---|
| Renforcement de la traçabilité en distanciel (FOAD) | Confirmé | L’auditeur vérifie l’assiduité réelle, pas seulement la connexion | Logs de connexion horodatés, temps passé par module, résultats d’évaluations intermédiaires | Configurer un LMS qui exporte ces données par apprenant |
| Évaluation continue des compétences (pas seulement en fin de parcours) | Confirmé | Des évaluations ponctuelles ne suffisent plus, l’auditeur cherche une progression documentée | Quiz intermédiaires, devoirs corrigés, grilles d’évaluation datées | Intégrer des évaluations à chaque étape du parcours |
| Encadrement renforcé de la sous-traitance | Probable | Vérification du processus de sélection, de la contractualisation et du suivi des sous-traitants | Contrat de sous-traitance formalisé, critères de sélection documentés, bilans de suivi | Créer une procédure écrite de sélection et un modèle de contrat |
| Registre d’accessibilité et inclusion | Probable | L’auditeur demande un registre et des adaptations tracées (pas juste une déclaration d’intention) | Registre d’accessibilité à jour, preuves d’adaptations réalisées, référent handicap identifié | Rédiger le registre et documenter chaque adaptation accordée |
| Intégration de la responsabilité sociétale (RSE / transition écologique) | Probable | L’auditeur peut questionner les engagements RSE appliqués à la formation | Charte RSE, actions concrètes (écoconception de supports, choix fournisseurs), indicateurs de suivi | Formaliser 2-3 engagements RSE mesurables et les documenter |
| Renforcement de la communication loyale (taux d’insertion, débouchés) | Hypothèse | Contrôle de la cohérence entre les promesses commerciales et les résultats réels | Supports de communication vérifiables, données chiffrées sourcées, suivi de l’insertion | Auditer vos pages de vente et documents commerciaux |
| Boucle d’amélioration continue formalisée | Confirmé | L’auditeur ne cherche plus un plan d’actions figé, mais un cycle collecte → analyse → décisions → actions tracées | Comptes-rendus de revues qualité, indicateurs suivis dans le temps, actions correctives datées | Planifier des revues qualité trimestrielles avec un CR type |
Ce qui ressort clairement : les évolutions du guide de lecture Qualiopi poussent vers une logique de preuve vivante. L’auditeur ne veut plus un dossier figé sorti la veille de l’audit. Il veut voir que vos processus tournent, que vos données sont collectées en continu, et que vous en tirez des décisions.
Pour les formateurs qui travaillent en distanciel, c’est le point le plus sensible. Un LMS capable d’exporter des logs de connexion, des temps de complétion et des résultats d’évaluations par apprenant devient un prérequis, pas un confort. Teachizy, par exemple, génère ces exports (CSV, logs horodatés) sur tous ses forfaits, ce qui permet de constituer vos preuves compatibles Qualiopi sans jongler entre trois logiciels.
Et voici le point qui rassure : la plupart de ces changements ne demandent pas de repartir de zéro. Ils demandent de formaliser ce que beaucoup d’entre vous faites déjà sans le documenter. La préparation de vos preuves d’audit Qualiopi commence par un inventaire de l’existant, pas par une réécriture complète.
Traçabilité en FOAD : quelles preuves d’assiduité préparer pour le distanciel ?
Si vous proposez des formations à distance, vous le savez : la question n’est plus « est-ce que mes apprenants se connectent ? » mais « est-ce que je peux prouver qu’ils ont réellement suivi le parcours, étape par étape, avec des données vérifiables ? ». C’est exactement là que la traçabilité Qualiopi en distanciel FOAD devient un enjeu central avec les évolutions attendues du guide de lecture.
Jusqu’ici, certains auditeurs acceptaient encore des feuilles d’émargement scannées ou des attestations sur l’honneur pour les formations à distance. Cette tolérance est en train de disparaître. Le mouvement est clair : les preuves d’assiduité en distanciel doivent être numériques, horodatées et rattachées à chaque apprenant individuellement. Un PDF signé a posteriori ne suffit plus à démontrer qu’un apprenant a effectivement parcouru un module de 45 minutes.
Ce qui change avec la V10, c’est l’exigence de retraçabilité continue. L’auditeur veut reconstituer le cycle complet : le besoin identifié, l’action de formation réalisée, le suivi de progression en cours de parcours, et les résultats obtenus. Pas juste un point de départ et un point d’arrivée. Il cherche la trajectoire entre les deux, documentée par des données que vous n’avez pas reconstituées la veille de l’audit.
Concrètement, voici les éléments de preuve que votre dispositif distanciel doit pouvoir produire :
- Logs de connexion horodatés par apprenant (date, heure, durée réelle de consultation)
- Temps passé par leçon ou par module (avec arrêt du compteur si l’apprenant change d’onglet)
- Résultats des évaluations intermédiaires (quiz, devoirs) datés et rattachés au parcours
- Barres de progression individuelles exportables
- Attestations d’assiduité générées à partir de données réelles, pas déclaratives
C’est là que le choix de votre LMS fait toute la différence. Teachizy intègre nativement ces mécanismes de suivi apprenant compatible Qualiopi : les exports CSV et logs de connexion sont disponibles sur tous les forfaits, le compteur de temps s’arrête quand l’apprenant quitte l’onglet, et les durées minimums de visionnage peuvent être paramétrées par leçon. Vous n’avez pas besoin de croiser trois tableurs pour reconstituer un parcours : tout est centralisé, exportable, et prêt pour l’auditeur.
Un point souvent sous-estimé : la traçabilité ne concerne pas uniquement la présence. Elle inclut aussi la progression pédagogique. Un apprenant qui s’est connecté 12 fois mais n’a complété que 15 % du parcours, c’est un signal que l’auditeur repèrera. Avoir des quiz intermédiaires et des devoirs corrigés à chaque étape permet de documenter non seulement l’assiduité, mais aussi l’acquisition réelle de compétences (ce que la boucle d’amélioration continue exige désormais).
Si votre dispositif actuel repose sur des émargements manuels ou des outils qui ne génèrent pas de logs exploitables, le moment de migrer vers un LMS structuré pour la FOAD est maintenant, pas trois semaines avant votre prochain audit.
Sous-traitance Qualiopi : le dispositif minimal pour être irréprochable
Vous faites appel à un formateur externe pour animer un module, à un prestataire pour concevoir vos supports, ou à un partenaire pour délivrer une partie de vos parcours ? Alors ce point vous concerne directement. L’encadrement de la sous-traitance Qualiopi est l’un des sujets où les petits organismes de formation accumulent le plus de non-conformités, souvent par manque de formalisme plutôt que par manque de rigueur.
Le problème n’est pas que vous travaillez mal avec vos sous-traitants. C’est que vous ne pouvez pas le prouver. Et c’est exactement ce que l’auditeur cherche.
Voici ce que votre contrat de sous-traitance doit contenir au minimum pour être auditable :
- Les missions confiées : description précise de ce que le sous-traitant réalise (animation, conception, évaluation…)
- Le contenu pédagogique concerné : quels modules, quelles formations, quel public
- Les moyens mis à disposition : accès au LMS, supports fournis, outils de suivi
- Les conditions d’exécution : modalités (présentiel, distanciel, hybride), lieu, encadrement qualité
- La durée de la prestation : dates de début et de fin, renouvellement éventuel
- Le montant et les conditions financières
Six éléments. Aucun n’est facultatif. Un contrat qui omet les moyens mis à disposition ou les conditions d’exécution, c’est une non-conformité quasi garantie lors de l’audit de surveillance.
Mais le contrat seul ne suffit pas. Les nouvelles exigences Qualiopi en matière de sous-traitance poussent vers une traçabilité continue des interventions. L’auditeur veut voir que vous suivez réellement ce que fait votre partenaire, pas juste que vous avez signé un document six mois plus tôt. Concrètement, ça implique :
- Des feuilles d’émargement ou logs de présence pour chaque intervention du sous-traitant
- Des évaluations de satisfaction recueillies auprès des apprenants sur les modules sous-traités
- Un processus de gestion des réclamations qui couvre aussi les prestations externalisées
- Un bilan de suivi périodique (même un simple compte-rendu annuel fait l’affaire)
Et voici le point que beaucoup oublient : vous devez aussi vérifier, de manière documentée, que votre sous-traitant respecte vos standards qualité. L’adhésion à une charte qualité signée par le partenaire est la solution la plus simple. Cette charte reprend vos engagements pédagogiques, vos exigences de traçabilité, vos règles de communication avec les apprenants. Si le sous-traitant est lui-même certifié Qualiopi, notez-le dans votre dossier (ça rassure l’auditeur, même si ce n’est pas une obligation).
Pour les organismes qui digitalisent leurs formations, un LMS comme Teachizy facilite une partie de ce suivi : vous pouvez inviter manuellement des apprenants, suivre leur progression module par module, et centraliser la gestion des apprenants y compris sur les parcours animés par un intervenant externe. Les exports restent disponibles quel que soit le formateur qui a conçu le contenu.
Le réflexe à adopter : créez un dossier par sous-traitant avec le contrat, la charte signée, les bilans de suivi et les retours apprenants. Le jour de l’audit, vous ouvrez le dossier. Pas de reconstitution, pas de stress.
Inclusion, accessibilité et transition écologique : de la théorie aux preuves
Ces trois thématiques reviennent dans toutes les discussions autour du Qualiopi V10 : ce qui change dans le nouveau référentiel, et pour cause : elles passent d’un arrière-plan « bonne volonté » à un premier plan « montrez-moi ce que vous faites ». Le risque pour un petit organisme de formation ? Rédiger une belle charte, la ranger dans un tiroir, et se retrouver en non-conformité face à un auditeur qui demande des preuves opérationnelles.
Commençons par le sujet le plus structurant : le registre d’accessibilité Qualiopi. Ce document recense les dispositions que vous prenez pour accueillir les publics en situation de handicap (PSH). Il ne s’agit pas d’un formulaire type rempli une fois pour toutes. L’auditeur vérifie trois choses :
- Le registre existe, il est daté et mis à jour (au moins annuellement)
- Il est communiqué aux apprenants avant l’entrée en formation (page de vente, livret d’accueil, CGV)
- Des adaptations concrètes sont documentées quand un apprenant PSH en a bénéficié (aménagement de durée, supports adaptés, orientation vers un référent handicap)
Si vous n’avez jamais eu d’apprenant PSH, ce n’est pas une excuse pour ne rien préparer. Documentez votre processus d’accueil : qui est le référent handicap identifié, comment un apprenant peut signaler un besoin, quelles ressources externes vous mobilisez (Agefiph, Cap Emploi). L’auditeur cherche un dispositif prêt à fonctionner, pas un historique de cas traités.
Côté transition écologique et responsabilité sociétale, le piège serait de cocher des cases sans substance. L’auditeur peut questionner vos engagements RSE appliqués à votre activité de formation. Inutile de promettre la neutralité carbone : visez deux ou trois actions mesurables et traçables.
- Écoconception des supports : dématérialisation des contenus (plus de classeurs papier), hébergement des formations sur un LMS qui centralise tout en ligne plutôt que des envois de fichiers lourds par email
- Achats responsables : choix de prestataires locaux ou certifiés, hébergement des données en France (moins de transferts transatlantiques)
- Indicateurs de suivi : nombre de supports dématérialisés vs imprimés, volume de déplacements évités grâce au distanciel, fournisseurs évalués sur des critères sociaux ou environnementaux
Formalisez ces engagements dans une charte RSE courte (une page suffit), datez-la, et conservez les preuves de mise en œuvre. Un tableau de suivi annuel avec trois colonnes (engagement, action réalisée, résultat mesuré) constitue un élément de preuve solide et rapide à produire le jour de l’audit.
Le fil conducteur de ces trois thématiques est le même : l’auditeur ne cherche pas de la perfection, il cherche de la cohérence entre ce que vous annoncez et ce que vous faites réellement. Mieux vaut deux engagements tenus et documentés qu’une politique RSE de dix pages jamais appliquée.
CFA et apprentissage : les nouvelles exigences de l’audit V10
Si vous dirigez un CFA ou que l’apprentissage représente une part significative de votre activité, les évolutions pressenties du Qualiopi V10 : ce qui change dans le nouveau référentiel vous touchent de manière spécifique. Certains durcissements ne concernent que vous, et mieux vaut les identifier maintenant plutôt que le jour de l’audit.
Premier point, et pas des moindres : la présence du dirigeant lors de l’audit de surveillance CFA devient un attendu explicite. L’auditeur ne vient plus seulement vérifier vos process, il évalue l’ancrage stratégique de la démarche qualité au niveau de la direction. Concrètement, le dirigeant doit pouvoir expliquer la politique qualité, les axes d’amélioration continue, et la manière dont les indicateurs de résultats sont pilotés. Déléguer entièrement à un responsable qualité ne suffira plus.
Deuxième changement : les audits de surveillance repassent obligatoirement sur site pour les CFA. La parenthèse du distanciel pour ce format d’audit se referme. L’auditeur viendra observer les locaux, les conditions d’accueil, les équipements pédagogiques. Préparez vos espaces en conséquence.
Troisième axe de vigilance : le renforcement des exigences sur l’information délivrée aux apprentis (taux de réussite, suivi de l’insertion, débouchés réels) et sur la qualité de l’accompagnement tout au long du parcours. L’auditeur vérifiera que vos données sont sourcées, actualisées, et cohérentes avec ce que vous communiquez. Des chiffres d’insertion datant de trois ans ou des promesses vagues sur les débouchés constituent des non-conformités faciles à éviter.
Pour les CFA qui digitalisent une partie de leurs parcours, la traçabilité des temps de formation à distance reste soumise aux mêmes exigences que pour tout organisme (logs, progression, évaluations intermédiaires). Un LMS avec éditeur structuré permet de formaliser ces parcours hybrides sans multiplier les outils.
Plan d’action 30/60/90 jours : anticiper Qualiopi V10 : ce qui change dans le nouveau référentiel
Vous avez lu les évolutions, identifié les zones de risque, compris ce qui est confirmé et ce qui reste probable. Reste la question pratique : par quoi commencer, et dans quel ordre ? Voici une feuille de route en trois paliers pour anticiper Qualiopi V10 : ce qui change dans le nouveau référentiel sans tout réécrire d’un coup.
J-30 : faire le point sur l’existant. Identifiez d’abord votre prochain type d’audit (surveillance ou renouvellement) et sa date prévisionnelle. Sortez vos derniers rapports d’audit, relisez les remarques et les éventuelles non-conformités relevées. Faites un inventaire rapide de vos preuves actuelles : logs de connexion, contrats de sous-traitance, registre d’accessibilité, comptes-rendus de revues qualité. L’objectif n’est pas de corriger quoi que ce soit à ce stade, c’est de savoir exactement où vous en êtes. Trente minutes avec un tableur suffisent.
J-60 : sécuriser la traçabilité FOAD et la sous-traitance. Ce sont les deux zones où les petits organismes perdent le plus de temps en reconstitution. Vérifiez que votre LMS exporte bien des logs de connexion horodatés, des temps de complétion et des résultats d’évaluations par apprenant. Si ce n’est pas le cas, c’est le moment de migrer vers un outil qui le fait nativement (Teachizy génère ces exports sur tous ses forfaits, y compris le gratuit). En parallèle, mettez à jour vos contrats de sous-traitance avec les six éléments détaillés plus haut, et créez un dossier par partenaire avec charte signée et bilan de suivi.
J-90 : formaliser l’amélioration continue, la RSE et l’inclusion. Planifiez vos revues qualité trimestrielles si ce n’est pas déjà fait (un compte-rendu type d’une page suffit). Rédigez ou actualisez votre registre d’accessibilité, identifiez votre référent handicap, documentez votre processus d’accueil PSH. Côté RSE, formalisez deux ou trois engagements mesurables dans une charte courte et lancez votre tableau de suivi annuel.
Le fil rouge de ces 90 jours : vous ne réécrivez rien, vous formalisez ce qui existe déjà et vous comblez les trous. Chaque palier produit des éléments de preuve auditables. Le jour de l’audit, vous ouvrez vos dossiers. Pas de panique, pas de nuit blanche.
Ce qu’il faut retenir
- L’essentiel : la V10 met à jour le guide de lecture, pas le référentiel. Pas de panique, vous n’avez pas à tout réécrire, mais simplement à mieux prouver vos actions.
- La priorité va à la traçabilité en distanciel. L’auditeur attend des preuves vivantes (logs, temps passé, résultats) qu’un LMS structuré peut générer pour vous.
- L’encadrement de la sous-traitance devient un point de contrôle majeur. Un contrat en bonne et due forme et un suivi documenté sont désormais indispensables.
L’enjeu n’est pas de travailler plus, mais de laisser des traces auditables de votre démarche qualité. Avec les bons processus et outils, votre prochain audit devient une simple formalité. Pour commencer à centraliser ces preuves et préparer vos exports, vous pouvez essayer Teachizy gratuitement.
