32 indicateurs, 7 critères, et un auditeur qui attend des preuves concrètes : préparer son dossier Qualiopi sans méthode claire, c’est la garantie de passer à côté des points qui comptent vraiment.
Le problème que rencontrent la plupart des petits organismes de formation n’est pas de comprendre que Qualiopi existe, ni même de connaître les grandes thématiques du référentiel national qualité. C’est de savoir précisément quels indicateurs s’appliquent à leur activité, et quelles preuves produire pour chacun, sans sur-documenter ni risquer une non-conformité majeure le jour J.
Ce guide traduit les 7 critères Qualiopi en actions concrètes : un tableau récapitulatif des indicateurs par critère, une méthode pour filtrer les indicateurs applicables selon votre catégorie d’action, des exemples de preuves adaptés aux petites structures, et les erreurs fréquentes qui mènent aux non-conformités en audit.
Prérequis : êtes-vous prêt à passer l’audit Qualiopi ?
Vous avez décidé de décrocher la certification Qualiopi. Avant de plonger dans tous les critères Qualiopi et leurs 32 indicateurs, une question mérite d’être posée : votre structure est-elle réellement prête à recevoir un auditeur ?
Trois conditions doivent être réunies avant même de contacter un organisme certificateur.
- Une existence juridique active : votre structure doit être immatriculée (SIRET actif), que vous soyez auto-entrepreneur, SARL, association ou SASU.
- Un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) : ce numéro, délivré par la DREETS, prouve que vous exercez légalement une activité de formation. Sans lui, aucun audit ne peut être programmé. Si votre demande est en cours, certains certificateurs acceptent de planifier l’audit, mais le NDA devra être obtenu avant le jour J.
- Un processus qualité documenté, même minimal : l’auditeur ne cherche pas un classeur de 200 pages. Il veut voir que vous avez formalisé vos pratiques (recueil des besoins, évaluation des acquis, traitement des réclamations, amélioration continue). Un document simple et cohérent suffit.
Et si vous n’avez pas encore dispensé de formation ? C’est le cas du nouvel entrant Qualiopi. L’auditeur adapte ses attentes : il évalue votre capacité à mettre en œuvre le référentiel national qualité, pas vos résultats passés. Concrètement, vous devez présenter vos processus prévus, vos supports pédagogiques préparés et votre organisation documentée. L’absence d’historique n’est pas un problème ; l’absence de préparation, si.
Pour approfondir ce que l’audit implique en pratique, consultez notre guide sur la préparation de l’audit Qualiopi. Et si le vocabulaire Qualiopi reste flou, notre introduction à Qualiopi pose les bases en quelques minutes.
Le référentiel Qualiopi en résumé : 7 critères et 32 indicateurs
Avant de décortiquer chaque exigence, prenons de la hauteur. Le référentiel national qualité (RNQ) tient en une structure simple : 7 critères Qualiopi qui couvrent l’ensemble du parcours de formation, déclinés en 32 indicateurs Qualiopi précis. Ça paraît beaucoup sur le papier, mais la logique est lisible une fois qu’on distingue deux choses.
Un critère, c’est une thématique large : l’information du public, la conception des prestations, le suivi des apprenants, etc. Un indicateur, c’est le point de contrôle concret que l’auditeur vérifie à l’intérieur de cette thématique. Autrement dit, le critère pose la question générale, l’indicateur dit exactement ce que vous devez démontrer.
| Critère | Thématique | Indicateurs concernés |
|---|---|---|
| Critère 1 | Information du public sur les prestations | Indicateurs 1 à 3 |
| Critère 2 | Identification précise des objectifs et adaptation | Indicateurs 4 à 9 |
| Critère 3 | Adaptation aux publics bénéficiaires | Indicateurs 10 à 16 |
| Critère 4 | Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement | Indicateurs 17 à 20 |
| Critère 5 | Qualification et compétences des intervenants | Indicateurs 21 à 22 |
| Critère 6 | Inscription dans l’environnement professionnel | Indicateurs 23 à 29 |
| Critère 7 | Recueil des appréciations et amélioration continue | Indicateurs 30 à 32 |
Ce tableau des indicateurs Qualiopi par critère est votre boussole. Gardez-le sous la main : il vous évitera de confondre les thématiques lors de la préparation de vos éléments de preuve.
Un point rassurant : le référentiel dans sa version actuelle (V9) est stable. Les 7 critères et les 32 indicateurs ne changent pas d’un audit à l’autre. Ce qui évolue, en revanche, c’est le niveau d’exigence des auditeurs dans leur interprétation. Un indicateur jugé conforme lors de votre audit initial peut faire l’objet de questions plus poussées en surveillance si vos pratiques n’ont pas progressé entre-temps.
Pour les petites structures, c’est une bonne nouvelle : le cadre est prévisible. Pas de surprise sur la liste des points de contrôle. Toute l’énergie peut aller là où elle compte vraiment : produire les bonnes preuves, au bon format, pour chaque indicateur applicable à votre catégorie d’action. C’est exactement ce qu’on va détailler dans les sections suivantes.
Comment savoir quels indicateurs s’appliquent à votre activité ?
Bonne nouvelle : vous n’avez probablement pas à préparer les 32 indicateurs. Le référentiel national qualité prévoit un mécanisme d’applicabilité qui filtre les exigences selon ce que vous faites réellement. Ignorer ce filtre, c’est perdre des heures à documenter des preuves que personne ne vous demandera.
Le principe est simple. Le RNQ distingue quatre catégories d’actions :
- AF : actions de formation (la grande majorité des organismes)
- CBC : bilans de compétences
- VAE : validation des acquis de l’expérience
- CFA : apprentissage (centres de formation d’apprentis)
Chaque indicateur du référentiel porte une mention d’applicabilité. Certains concernent toutes les catégories, d’autres seulement une ou deux. Le guide de lecture du RNQ publié par le ministère précise, indicateur par indicateur, lesquels vous concernent.
Un exemple parlant : l’indicateur 3 exige de communiquer les taux de réussite aux examens et les taux d’insertion professionnelle. Cette obligation ne s’applique qu’aux formations certifiantes. Si vous proposez uniquement des formations courtes non certifiantes, l’auditeur ne vous le demandera pas. Autre cas fréquent : les indicateurs 14 et 15, liés à l’accompagnement socio-professionnel, concernent spécifiquement les CFA.
Et puis il y a les indicateurs applicables selon la catégorie d’action qui touchent des situations transversales. L’indicateur 26 sur l’accueil des personnes en situation de handicap (PSH) concerne tout le monde, quelle que soit votre catégorie. Vous devez nommer un référent handicap et documenter votre démarche d’accessibilité, même si vous n’avez jamais accueilli de public PSH.
La méthode concrète pour filtrer vos indicateurs tient en trois étapes : identifier votre catégorie d’action principale, consulter la colonne d’applicabilité dans le guide de lecture officiel, puis cocher uniquement les indicateurs marqués comme applicables à votre situation. Pour un organisme qui fait exclusivement de l’AF, on passe souvent de 32 à une vingtaine d’indicateurs réellement exigibles. Ça change la charge de travail (et le niveau de stress).
Si vous utilisez un LMS compatible Qualiopi comme Teachizy, une partie des preuves liées au suivi et à la traçabilité se génère automatiquement : logs de connexion, progression par apprenant, exports CSV horodatés. Vous documentez tous les critères Qualiopi applicables sans multiplier les fichiers manuels.
Les 7 critères Qualiopi décryptés pour votre audit
Vous connaissez maintenant la structure du référentiel et les indicateurs qui s’appliquent à votre activité. Reste l’étape qui compte vraiment : savoir ce que l’auditeur cherche derrière chaque critère, et quelles preuves attendues Qualiopi préparer sans transformer votre bureau en centre d’archives.
Un point à garder en tête pour toute la suite : les exemples de preuves listés dans le guide officiel du RNQ ne sont pas une liste fermée. Tout document équivalent qui démontre la même chose est recevable. L’auditeur évalue la cohérence de votre démarche, pas la conformité à un modèle de document imposé. Pour une petite structure, c’est libérateur : un tableur clair et à jour vaut autant qu’un logiciel qualité à 500 €/mois, tant que la traçabilité est là.
Chaque critère ci-dessous est décrypté avec un objectif simple : relier chaque indicateur à une preuve concrète, traçable, que vous pouvez produire avec les moyens dont vous disposez. Les éléments de preuve proposés sont adaptés aux formateurs indépendants et petits organismes. Et pour chaque critère, une erreur fréquente à éviter en audit.
Critère 1 : L’information du public (Indicateurs 1 à 3)
L’auditeur commence par là : ce que vous communiquez au public sur vos formations est-il lisible, complet et vérifiable ? L’objectif est la transparence. Prérequis, durée, tarifs, modalités d’accès, délais, accessibilité aux personnes en situation de handicap : tout doit être accessible avant l’inscription.
Voici ce que ça donne en preuves concrètes :
- Fiches formation publiées sur votre site web, à jour, avec objectifs, programme détaillé, prérequis et modalités d’évaluation
- Plaquettes ou catalogues (même un PDF simple) diffusés aux prospects
- CGV accessibles depuis votre page de vente ou votre espace d’inscription
- Indicateurs de résultats publiés : taux d’obtention, taux de satisfaction, taux de complétion (pour les formations certifiantes, les taux de réussite aux examens sont exigés)
- Mentions claires sur les délais d’accès et les contacts pour les personnes en situation de handicap
L’erreur classique ? Publier des indicateurs de résultats datant de plus de deux ans, ou sans source vérifiable. Un taux de satisfaction de 97 % affiché sans préciser la période, le nombre de répondants ni la méthode de collecte, l’auditeur ne le validera pas.
Critère 2 : Objectifs et ingénierie de formation (Indicateurs 4 à 8)
Ce critère vérifie que votre formation répond à un besoin identifié et que vos objectifs pédagogiques sont formulés de manière évaluable. L’auditeur veut voir le lien entre l’analyse du besoin, la conception du parcours et l’évaluation des acquis.
Les preuves qui fonctionnent :
- Grille d’analyse des besoins (même un questionnaire en ligne pré-inscription)
- Tests de positionnement initial pour adapter le parcours au niveau de l’apprenant
- Référentiels de compétences alignés avec les objectifs annoncés
- Programme détaillé avec séquençage des modules et méthodes pédagogiques associées
- Modalités d’évaluation décrites pour chaque objectif (quiz, mise en situation, devoir)
L’erreur fréquente en ingénierie de formation : des objectifs vagues du type « comprendre les bases du marketing digital ». L’auditeur attend des objectifs évaluables : « À l’issue du module, l’apprenant est capable de rédiger une annonce publicitaire en respectant trois critères définis. » La nuance paraît subtile, elle fait toute la différence en audit.
Critère 3 : Adaptation et suivi des apprenants (Indicateurs 9 à 16)
C’est le critère le plus dense du référentiel, et celui où les petites structures trébuchent le plus souvent. L’auditeur vérifie que vous accueillez, accompagnez et suivez chaque apprenant de manière individualisée, et que vous réagissez en cas de décrochage.
Côté preuves, pensez traçabilité :
- Feuilles d’émargement (présentiel) ou logs de connexion horodatés (e-learning)
- Bilans individuels ou points d’étape documentés
- Procédure formalisée de prévention des abandons (relances, entretiens)
- Preuves d’adaptation : aménagements proposés, ajustements de rythme
- Documents décrivant les modalités d’accueil et d’information des apprenants
L’erreur typique : constater qu’un apprenant décroche sans formaliser la moindre action. L’auditeur ne vous reprochera pas un abandon, il vous reprochera l’absence de trace montrant que vous avez tenté d’y remédier. Un simple e-mail de relance daté et conservé suffit comme preuve.
Critère 4 : Moyens pédagogiques et techniques (Indicateurs 17 à 20)
L’auditeur vérifie ici que les ressources mobilisées (locaux, outils, supports) sont adaptées à la formation dispensée. Pour les formations à distance, ce critère prend une dimension particulière : vous devez formaliser les moyens techniques mis à disposition, même quand tout se passe en ligne.
Voici ce que ça implique concrètement :
- Accès documenté à une plateforme LMS avec description des fonctionnalités utilisées
- Liste du matériel ou des logiciels nécessaires, communiquée à l’apprenant avant le démarrage
- Tutoriels d’utilisation de la plateforme (même une courte vidéo ou un PDF d’une page)
- Support technique identifié : qui contacter en cas de problème d’accès ?
- Preuves de mise à jour des supports pédagogiques (versioning, dates de révision)
C’est là que le choix de votre LMS fait une vraie différence. Avec Teachizy, chaque apprenant accède à un espace personnalisé aux couleurs du formateur, responsive sur mobile, avec suivi de progression intégré. Les moyens pédagogiques sont documentables en quelques clics : l’éditeur en blocs structure vos contenus (vidéo, quiz, PDF, devoirs), et les exports CSV fournissent les traces d’utilisation que l’auditeur attend.
L’erreur fréquente pour les formations à distance : ne rien formaliser. « On utilise Zoom et un Google Drive » ne suffit pas. L’auditeur veut un document qui décrit les outils, leur rôle pédagogique et la manière dont l’apprenant y accède. Un simple tableau récapitulatif fait l’affaire.
Critère 5 : Compétences des équipes (Indicateurs 21 à 22)
Deux indicateurs seulement, mais ils posent une question directe : êtes-vous (et vos intervenants) qualifiés pour dispenser cette formation, et maintenez-vous vos compétences des intervenants à jour ?
Les preuves à préparer :
- CV actualisés de chaque formateur (y compris le vôtre si vous êtes indépendant)
- Attestations de formation continue suivies dans les 12 à 24 derniers mois
- Plan de développement des compétences, même informel (un tableau avec les formations prévues)
- En cas de sous-traitance Qualiopi : preuves de qualification du sous-traitant et convention précisant ses obligations
L’erreur la plus courante chez les formateurs indépendants : un CV qui date de trois ans et aucune preuve de veille ou de formation continue. L’auditeur ne demande pas un master supplémentaire chaque année. Une participation à un webinaire professionnel, une certification en ligne, la lecture documentée d’un ouvrage de référence : ce sont des preuves recevables, à condition d’être tracées.
Critère 6 : Inscription dans l’écosystème (Indicateurs 23 à 29)
Ce critère vérifie que vous ne travaillez pas en vase clos. Veille réglementaire, veille métiers, veille technologique, prise en compte du handicap : l’auditeur veut voir que vous êtes connecté à votre environnement professionnel et que cette connexion nourrit vos formations.
Des preuves simples et recevables :
- Abonnements à des newsletters sectorielles (captures d’écran datées)
- Adhésion à un réseau professionnel ou participation à des événements métier
- Nomination d’un référent handicap (obligatoire, même pour un indépendant : vous pouvez être votre propre référent)
- Document de veille synthétique : un tableau mis à jour trimestriellement avec les évolutions repérées et leur impact sur vos formations
- Preuves de prise en compte concrète : modification d’un programme suite à une évolution réglementaire, par exemple
L’erreur à éviter : faire de la veille « passive » sans jamais démontrer son impact. Lire des articles, c’est bien. Modifier un module de formation parce qu’une réglementation a changé, puis le documenter, c’est ce que l’auditeur attend. Pour approfondir les exigences spécifiques de l’indicateur 27 sur le handicap, un guide dédié détaille la marche à suivre.
Critère 7 : Amélioration continue (Indicateurs 30 à 32)
Le dernier critère boucle la démarche qualité. L’auditeur vérifie que vous collectez les retours de vos apprenants, que vous traitez les réclamations, et surtout que vous en tirez des actions concrètes. La satisfaction ne se mesure pas pour décorer un site web : elle alimente un cycle d’amélioration.
Les preuves qui tiennent la route :
- Questionnaires de satisfaction envoyés à chaud (fin de formation) et à froid (quelques mois après)
- Registre des réclamations avec date, objet et traitement apporté
- Tableau de bord d’amélioration continue (type PDCA) : problème identifié → action corrective → résultat mesuré
- Preuves de modifications apportées suite aux retours (nouvelle version d’un support, ajout d’un module, changement de rythme)
L’erreur la plus fréquente en audit ? Collecter des avis positifs sans jamais formaliser d’action corrective quand un retour est négatif. Un apprenant signale que le rythme était trop rapide, et rien ne change dans le programme suivant : c’est une non-conformité probable. L’auditeur cherche la boucle complète, pas seulement le recueil.
Sur Teachizy, les formulaires de satisfaction intégrés permettent de collecter les retours directement dans la plateforme, formation par formation. Les données sont exportables et datées, ce qui simplifie la constitution de votre grille d’audit sur ce critère.
Non-conformité mineure ou majeure : comment éviter le piège ?
Vous avez préparé vos preuves, structuré vos processus, documenté vos pratiques. Et pourtant, le jour de l’audit, l’auditeur relève une non-conformité. Pas de panique : c’est fréquent, et ce n’est pas forcément grave. Tout dépend de sa nature.
Une non-conformité mineure, c’est une prise en compte partielle d’un indicateur qui ne remet pas en cause la qualité globale de votre prestation. Un exemple : votre document de veille existe mais n’a pas été mis à jour depuis huit mois. L’auditeur le note, vous disposez de six mois pour corriger, et la vérification se fait à l’audit de surveillance Qualiopi suivant. Attention cependant : au-delà de quatre mineures cumulées, la cinquième est automatiquement requalifiée en majeure.
Une non-conformité majeure, c’est un autre registre. Elle signifie qu’un indicateur n’est pas du tout pris en compte, ou que sa prise en compte partielle compromet la qualité de la prestation. Les conséquences sont immédiates : vous avez trois mois maximum pour corriger, avec preuves à l’appui sur plusieurs formations, puis une contre-visite (comptez 800 à 1 500 € supplémentaires). Si la correction échoue, c’est la suspension de la certification et la perte d’accès aux financements publics pendant au moins six mois.
Les motifs les plus fréquents de non-conformité Qualiopi mineure ou majeure ? Absence totale de preuves sur un indicateur, CV des formateurs sans justificatifs de qualification, ou non-respect d’exigences légales liées à la sous-traitance (indicateurs 26-27). Certains indicateurs sont d’ailleurs classés « auto-majeure » depuis l’arrêté du 31 mai 2023 : les indicateurs 4 à 7, 20 à 22, et 26-27. Sur ceux-là, toute défaillance est directement qualifiée en majeure.
Le meilleur plan d’actions correctives est celui que vous n’avez jamais à activer. Pour ça, une règle simple : alignez vos écrits avec vos pratiques réelles, et tracez tout. Un LMS qui génère automatiquement des logs horodatés, des exports de progression et des preuves de suivi par apprenant vous couvre sur une bonne partie des indicateurs sensibles, sans documentation manuelle supplémentaire. C’est exactement le rôle que remplit Teachizy pour les formations éligibles au CPF comme pour les parcours classiques.
Comment centraliser vos preuves Qualiopi avec un LMS comme Teachizy
Vous venez de parcourir tous les critères Qualiopi, leurs indicateurs et les preuves à préparer. Une question reste en suspens : où stocker tout ça, et comment garantir que chaque trace sera retrouvable le jour J ?
Quand on gère le suivi manuellement (tableurs, dossiers partagés, captures d’écran éparpillées), la traçabilité devient un casse-tête. Les logs de connexion ? À reconstituer un par un. Les preuves d’assiduité ? Dispersées entre trois outils. Les exports pour l’auditeur ? Une demi-journée de copier-coller. Pour une petite structure avec un ou deux formateurs, ce temps perdu est du temps volé à la pédagogie.
C’est là qu’une plateforme LMS pensée pour le marché français change la donne. Teachizy centralise la production de preuves Qualiopi directement dans le parcours de formation, sans étape supplémentaire. Concrètement, voici ce que ça couvre :
- Exports illimités : ventes, e-mails, logs de connexion par apprenant, le tout en CSV horodaté et prêt pour l’auditeur
- Arrêt du temps de comptage si l’apprenant change d’onglet (une preuve d’assiduité réelle, pas déclarative)
- Suivi de progression détaillé par apprenant : pourcentage de complétion, durées de visionnage, résultats aux quiz
- Formulaires de satisfaction intégrés pour alimenter votre démarche d’amélioration continue
Ces fonctionnalités répondent directement aux exigences des critères 3, 4 et 7 du référentiel. Le suivi des apprenants se documente au fil de l’eau, sans fichier parallèle à maintenir.
Autre point souvent négligé : Teachizy propose dans son Académie une formation dédiée à Qualiopi accessible dès l’inscription. Elle vous guide sur les attendus du référentiel et la manière de produire vos preuves avec la plateforme. Un raccourci appréciable quand on prépare son premier audit.
Un rappel utile : Teachizy est compatible Qualiopi, ce qui signifie que la plateforme fournit les outils pour faciliter votre conformité. Elle ne garantit pas l’obtention de la certification à elle seule (aucun logiciel ne le peut). Votre démarche qualité reste la vôtre. Mais disposer d’un LMS qui trace, exporte et structure automatiquement vos éléments de preuve, ça réduit considérablement le risque de passer à côté d’un indicateur le jour de l’audit.
=CTA > Tester Teachizy gratuitement pour structurer vos preuves > https://app.teachizy.fr/inscription/
Ce qu’il faut retenir
Votre audit Qualiopi se joue moins sur la mémorisation des 7 critères que sur votre capacité à prouver ce que vous faites. Première action : ne préparez que les indicateurs qui s’appliquent à votre activité (AF, VAE…). Le reste, c’est du temps perdu.
L’auditeur cherche des traces, pas des théories. Un simple e-mail de relance daté ou un export de connexion vaut de l’or. Mettez l’accent sur le suivi des apprenants (critère 3) et les CV des formateurs (critère 5) pour éviter les non-conformités majeures.
Pour structurer ces preuves efficacement, découvrez comment digitaliser votre formation en 7 étapes.
