L’audit approche, et vous tombez sur cette exigence : informer le public sur les taux d’obtention de vos certifications. Pour vos formations certifiantes, ça veut dire publier un vrai chiffre, sourcé.
Vous vous demandez quoi exactement publier, et surtout comment le prouver le jour J.
C’est normal de bloquer là-dessus. L’indicateur 3 Qualiopi ne demande pas un seuil de réussite à atteindre, mais une donnée transparente et traçable, en cohérence avec votre information du public.
Voici comment poser votre méthode de calcul, structurer vos preuves et repérer les non-conformités avant l’auditeur, sans reconstituer vos chiffres dans l’urgence la veille du contrôle.
Ce que l’indicateur 3 Qualiopi exige concrètement de votre organisme
Autre morceau qui coince : le référentiel demande, pour vos prestations certifiantes, d’informer le public sur les taux d’obtention des certifications préparées. Et là, vous vous demandez ce que ça veut dire pour vous.
Voilà le point. L’indicateur 3 Qualiopi fait partie du critère 1, celui qui touche l’information du public. Sa logique est simple : vos futurs apprenants ont le droit de savoir si vos formations marchent avant de s’inscrire.
Pour les prestations certifiantes, ça se durcit. Si votre formation prépare à une certification professionnelle inscrite au RNCP, vous devez publier le taux d’obtention de cette certification. Le pourcentage de candidats qui décrochent leur titre. Pas une estimation au doigt mouillé : un chiffre réel, sourcé, à jour.
L’auditeur, lui, regarde trois choses sur ces exigences de l’indicateur 3 :
- La transparence : le taux est affiché publiquement, lisible par n’importe quel prospect.
- L’accessibilité : on trouve l’information sans creuser, sur votre site ou vos supports de vente.
- L’actualisation : les données sont mises à jour régulièrement, en cohérence avec ce que France Compétences publie de son côté.
Soyons clairs sur un point. L’indicateur 3 du critère 1 Qualiopi vous demande de communiquer un résultat, pas d’atteindre un seuil de réussite minimum. Personne ne va vous recaler parce que votre taux est bas. On vous recale si vous ne le publiez pas, ou si vous ne savez pas d’où il sort.
Et c’est là que la traçabilité de vos données entre en jeu. Un taux que vous reconstituez à la main la veille de l’audit, ça se voit. Un taux appuyé sur des exports propres, ça rassure l’auditeur tout de suite.
Comment calculer vos taux d’obtention des certifications Qualiopi
Passons aux maths. La formule de base tient en une ligne : vous prenez le nombre de candidats certifiés, vous divisez par le nombre de candidats présentés à l’examen, et vous multipliez par cent.
Par exemple, 18 certifiés sur 20 présentés, ça vous donne un taux de réussite de 90%.
Sauf qu’il y a un piège. Le taux de réussite et le taux de présentation à l’examen ne mesurent pas la même chose. Le premier compare les certifiés aux présentés. Le second compare les présentés aux inscrits. Confondre les deux, c’est la non-conformité la plus fréquente sur cet indicateur.
Prenons le cas de 25 inscrits, 20 présentés, 18 certifiés. Votre taux de présentation est de 80%, votre taux de réussite de 90%. Deux chiffres, deux réalités. Affichez les deux, c’est plus transparent et l’auditeur adore ça.
Maintenant, les cas tordus. Parce qu’il y en a toujours.
- Les abandons en cours de formation sortent du calcul du taux de réussite, mais comptez-les à part : ils racontent quelque chose sur votre dispositif.
- La validation par blocs de compétences se calcule bloc par bloc. Un candidat qui valide 3 blocs sur 4 n’est pas certifié, mais il a validé 75% des blocs visés.
- Les sessions multiples sur l’année se consolident sur une période de référence claire (l’année civile, le plus souvent), histoire d’éviter les chiffres qui changent selon la date où on les regarde.
Votre méthode de calcul doit être écrite noir sur blanc quelque part. Pas dans votre tête. Dans un document que vous sortez le jour J.
Et pour alimenter ce calcul sans tout reconstituer à la main, vos exports comptent. Avec Teachizy, vous récupérez les logs et statistiques par apprenant en CSV, ce qui vous donne une base chiffrée propre pour poser votre taux d’obtention sans approximation.
Quelles preuves de l’indicateur 3 Qualiopi devez-vous préparer ?
Vous avez votre taux. Reste à le prouver le jour J. Et là, un auditeur ne se contente pas d’un chiffre affiché : il veut remonter à la source.
Voilà pourquoi votre dossier doit tenir sur trois piliers : les justificatifs de réussite, les supports de publication, et la traçabilité de vos données. Chacun apporte une pièce du puzzle. Et tous doivent dire la même chose.
C’est le point que la plupart oublient : la cohérence. Si votre site affiche 90% et que vos relevés en disent 85%, l’auditeur le voit en deux minutes. Construisons donc un dossier où chaque chiffre se recoupe.
Les justificatifs de réussite et de présentation aux examens
Ces pièces sont le socle de vos preuves de l’indicateur 3 Qualiopi. Elles prouvent que vos candidats ont bien passé l’examen et obtenu leur titre.
Trois documents reviennent à chaque audit RNCP :
- Les procès-verbaux de jury de certification, qui actent officiellement les résultats de chaque session.
- Les relevés de notes et attestations de réussite individuelles, candidat par candidat.
- Les listes d’émargement des sessions d’évaluation, qui confirment la présentation effective à l’examen.
Ces justificatifs vous viennent souvent du certificateur. Gardez-les classés par session et par année. L’auditeur croisera ces chiffres avec le taux affiché : ils doivent coller au candidat près.
Les supports de publication et d’information du public
Avoir le bon chiffre ne suffit pas. Encore faut-il le rendre visible, là où vos prospects le cherchent.
L’auditeur vérifie la publication des résultats sur vos canaux publics. Pensez à passer en revue :
- Votre site internet, avec un taux affiché clairement sur la page de chaque formation certifiante.
- Vos plaquettes commerciales et brochures, qui reprennent les mêmes statistiques sans écart.
- La date de dernière mise à jour des taux, mention obligatoire qui prouve que vos données sont actuelles.
Cette date change tout. Un taux sans date donne l’impression d’un chiffre figé depuis trois ans. Avec Teachizy, vos pages de vente intégrées par formation vous laissent afficher ces résultats directement à l’endroit où votre apprenant décide de s’inscrire.
La traçabilité des données d’apprentissage et de connexion
Voilà le pilier que les petits organismes négligent le plus. Et c’est souvent celui qui transforme une preuve fragile en preuve solide.
Quand l’auditeur demande d’où sort un chiffre, vous devez pouvoir remonter au parcours de chaque apprenant. La traçabilité repose sur :
- Les logs de connexion et le temps de présence effectif de chaque apprenant sur la plateforme.
- Le suivi de progression et les rapports d’évaluation intermédiaires tout au long du parcours.
- Les exports de données d’apprentissage brutes, exploitables en cas de contrôle approfondi.
C’est là qu’un LMS vous fait gagner un temps fou. Plutôt que de reconstituer ces données dans un tableur à la veille de l’audit, vous les sortez en quelques clics. Le suivi détaillé par apprenant de Teachizy garde ces logs propres, datés et exportables, prêts à appuyer votre taux d’obtention sans approximation.
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Risques de non-conformité sur l’indicateur 3 Qualiopi : comment les prévenir
Vous avez vos chiffres, vos preuves, vos supports. Reste la question qui empêche de dormir avant un audit : où ça peut coincer ?
La bonne nouvelle, c’est que les écarts sur cet indicateur sont assez prévisibles. La plupart tombent dans deux cases : la non-conformité mineure, qui se corrige sans tout casser, et la non-conformité majeure, qui bloque votre certification tant qu’elle n’est pas levée.
| Type d’écart | Exemple typique | Action corrective immédiate |
|---|---|---|
| Non-conformité mineure | Taux publié mais sans date de mise à jour | Ajouter la date d’actualisation sur chaque support |
| Non-conformité mineure | Données obsolètes (taux de l’année N-2) | Recalculer et republier avec les chiffres récents |
| Non-conformité majeure | Aucun taux d’obtention publié pour une formation RNCP | Publier le taux et la méthode de calcul sans délai |
| Non-conformité majeure | Écart entre le taux affiché et les justificatifs | Réaligner le chiffre public sur les preuves réelles |
Le piège le plus fréquent reste l’indicateur 3 Qualiopi où l’information existe, mais cachée. Un taux noyé en bas d’une page légale, illisible sur mobile, ou planqué derrière trois clics. Pour l’auditeur, une donnée introuvable équivaut à une donnée absente.
Que vous prépariez votre audit initial ou un audit de surveillance, le réflexe à garder est simple : tenez un seul document de référence où votre taux, sa méthode et sa date vivent ensemble. Vous le mettez à jour une fois, et tous vos supports suivent.
D’expérience, c’est là que les petites structures gagnent du temps. Garder vos exports propres tout au long de l’année, plutôt que de reconstruire dans l’urgence, vous évite l’écart qui devient majeur le jour J. Pour creuser le calendrier et la checklist, jetez un œil à notre guide sur l’audit de surveillance Qualiopi.
Consultez le guide sur l’audit surveillance Qualiopi de Teachizy.
Comment simplifier le suivi de vos indicateurs avec Teachizy
Vous l’avez compris en lisant ce qui précède : le vrai sujet de l’indicateur 3, c’est la traçabilité derrière le chiffre. Et c’est exactement là qu’un LMS bien pensé vous fait gagner des heures.
Teachizy est un LMS compatible Qualiopi, pensé pour les petits organismes français qui veulent préparer leur audit sans usine à gaz. Concrètement, vos preuves se construisent au fil de l’eau, pas dans l’urgence la veille du contrôle.
Le suivi de progression enregistre le parcours de chaque apprenant, leçon par leçon. Quand l’auditeur demande d’où sort un chiffre, vous sortez vos logs en CSV, datés et propres. Cet export de données devient la base solide qui appuie votre taux d’obtention.
Côté retours apprenants, les formulaires de satisfaction intégrés vous laissent recueillir les avis à chaud après chaque formation. Ces feedbacks alimentent vos autres indicateurs du critère qualité, et tout reste centralisé au même endroit.
Maintenant, si l’audit vous stresse vraiment, sachez que Teachizy propose aussi un accompagnement Qualiopi dédié. Deux packs animés par des auditrices assermentées, elles-mêmes utilisatrices de la plateforme :
- Le Pack Essentiel (1 100 € HT) : une préparation avec audit blanc, du cadrage à la restitution.
- Le Pack Sérénité (4 500 € HT) : un accompagnement complet, avec sept ateliers sur les indicateurs et un appui le jour J.
Ces offres se communiquent sur demande, selon votre situation. De quoi aborder votre démarche avec un vrai filet de sécurité.
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L’essentiel pour maîtriser l’indicateur 3
- La transparence avant tout : L’indicateur 3 porte sur votre capacité à diffuser des données réelles, sourcées et facilement accessibles pour vos formations certifiantes.
- Rigueur dans le calcul : Distinguez clairement les taux de présentation et de réussite, en vous basant sur une méthode de calcul stable et documentée que vous pourrez expliquer sans hésitation lors de l’audit.
- Traçabilité continue : Vos preuves ne doivent pas être des reconstitutions de dernière minute, mais le résultat d’un suivi régulier des logs et données d’apprentissage sur votre plateforme.
- Cohérence des supports : Assurez-vous que chaque chiffre publié sur votre site ou vos plaquettes commerciales concorde parfaitement avec les procès-verbaux et relevés officiels du certificateur.
Préparer l’indicateur 3, c’est avant tout instaurer une routine de transparence. En structurant vos exports et vos preuves au fil de l’eau, vous transformez une contrainte d’audit en un solide argument de confiance pour vos futurs apprenants. Si vous souhaitez approfondir d’autres aspects du référentiel, notre guide sur les preuves du critère 1 Qualiopi ou notre synthèse sur les 7 critères Qualiopi vous aideront à maintenir une organisation sereine pour vos prochaines échéances.
Pour avancer concrètement, vous pouvez tester les fonctionnalités de suivi de Teachizy, conçues pour centraliser vos preuves et simplifier vos audits au quotidien. Créez votre première formation gratuitement dès aujourd’hui pour organiser vos parcours dès le départ.
