Vous avez les bonnes personnes en interne. Un référent handicap, quelqu’un sur la mobilité, un conseil de perfectionnement qui se réunit. Et pourtant, l’indicateur 20 Qualiopi vous inquiète.
Le problème n’est presque jamais là où on l’attend. C’est une question de formalisation plus que de compétences. Et sur cet indicateur, la moindre faille bascule direct en non-conformité majeure.
Voici comment monter un dossier que l’auditeur valide sans broncher : qui désigner, quelles missions formaliser, et surtout quelles preuves datées présenter le jour J. On vous donne aussi un tableau rôles/missions et une checklist prête à dérouler, pensée pour les petites structures qui veulent sécuriser leur conformité sans monter d’usine à gaz.
Avant les preuves, on situe d’abord cet indicateur dans le critère 4 Qualiopi.
Comprendre l’indicateur 20 de Qualiopi : rôles et périmètre des personnels dédiés
Vous préparez votre audit et vous tombez sur l’indicateur 20 Qualiopi. Vous vous demandez sans doute qui exactement il concerne, et à quel niveau l’auditeur l’attend.
Voilà ce qu’il faut retenir d’abord : l’indicateur 20 du RNQ appartient au critère 4 du référentiel national qualité, celui qui porte sur l’adéquation des moyens. Son libellé est clair. Le prestataire doit disposer d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.
Trois piliers, donc. Et chacun répond à une logique précise :
- L’appui à la mobilité, pour accompagner vos apprenants dans leurs déplacements de formation en France et à l’étranger.
- Le référent handicap, chargé d’identifier les besoins d’accessibilité et d’adapter le parcours.
- Le conseil de perfectionnement, instance de gouvernance qui pilote l’amélioration continue de vos formations.
Maintenant, le point qui rassure pas mal de petites structures. Cet indicateur s’applique uniquement aux CFA, les centres de formation d’apprentis. Si vous n’êtes pas un CFA, vous n’êtes tout simplement pas concerné par l’indicateur 20.
Soyons clairs sur l’attendu. L’auditeur ne se contente pas de vérifier que ces fonctions existent sur le papier. Il veut la preuve de leur activité réelle : un référent handicap nommé qui a mené des actions, un conseil de perfectionnement avec son dernier compte-rendu, un personnel dédié à la mobilité et au handicap dont on retrace les missions.
C’est là que se joue la différence entre une simple désignation et une preuve qui tient en audit. On y vient juste après.
Le niveau attendu pour l’indicateur 20 : ce que l’auditeur va vérifier
Les bonnes personnes sont là, mais la formalisation laisse à désirer. C’est exactement là que beaucoup de CFA décrochent une non-conformité.
Parce que l’auditeur raisonne en trois temps. Un poste identifié. Des missions définies. Et surtout, des preuves d’exécution dans le temps.
Premier réflexe attendu : la formalisation des rôles. Qui fait quoi, et comment vous l’avez désigné. Une fiche de mission, un organigramme, une désignation écrite, des coordonnées communiquées clairement. Pour votre référent handicap Qualiopi, l’auditeur veut un nom, un document de nomination, et la trace de ce qu’il a réellement fait.
Et c’est là que ça se corse. Une désignation sur le papier ne suffit pas.
Le niveau attendu de l’indicateur 20 porte sur l’activité réelle. L’auditeur cherche des actions datées : un accompagnement mené pour un apprenant en situation de handicap, une démarche de mobilité concrète, des réunions tenues. Une fonction qui vit au quotidien, et qui le montre.
Pour le conseil de perfectionnement du CFA, la preuve est précise. La liste des membres, et le dernier compte-rendu ou procès-verbal. Si votre CFA est tout récent, vous pouvez présenter une preuve de constitution en cours, mais le dispositif doit déjà exister.
| Pilier de l’indicateur 20 | Désignation à formaliser | Preuve d’activité datée |
|---|---|---|
| Appui à la mobilité | Personne en charge, coordonnées | Action de mobilité menée |
| Référent handicap | Nom et document de nomination | Accompagnement réalisé |
| Conseil de perfectionnement | Liste des membres | Dernier PV ou compte-rendu |
Un dernier point qui pèse lourd. Sur cet indicateur, toute faille bascule directement en non-conformité majeure. Il n’existe pas de version mineure ici.
D’où l’intérêt de relier chaque rôle à un document immédiatement présentable. Pour aller plus loin sur l’ensemble du bloc, jetez un œil à nos preuves d’audit du critère 4.
La checklist des preuves à préparer pour l’audit de l’indicateur 20
Vous savez maintenant ce que l’auditeur attend. Reste le plus concret : monter le dossier, document par document.
Bonne nouvelle, la structure documentaire de l’indicateur 20 Qualiopi se range en deux familles bien distinctes. D’un côté, les preuves liées au handicap et à la mobilité, centrées sur des personnes désignées et leurs actions. De l’autre, les preuves de gouvernance, centrées sur le fonctionnement du conseil de perfectionnement.
Pour chaque rôle, gardez en tête la même logique : un document de désignation, un document de mission, et des traces d’activité datées. Voyons le détail.
Les justificatifs pour le référent handicap et la mobilité
Pour le référent handicap Qualiopi, commencez par formaliser le rôle. Une lettre de mission, une fiche de poste, ou un organigramme qui mentionne nommément la personne. L’auditeur veut un nom et des coordonnées joignables, pas une fonction floue.
Ensuite, prouvez sa montée en compétence. Une attestation de formation ou un support de sensibilisation montre que le référent sait de quoi il parle. C’est ce qui transforme une simple désignation en ressource crédible.
Même logique pour le personnel dédié à la mobilité et au handicap. Désignation écrite, missions décrites, et idéalement des traces d’accompagnement d’apprentis sur la mobilité nationale ou internationale.
Mais le vrai point qui fait la différence, c’est la traçabilité apprenant. Comptes-rendus d’entretiens, fiches de suivi individualisé, documents d’adaptation pédagogique. Ces preuves montrent que le dispositif est utilisé, pas seulement affiché. Chaque action doit pouvoir se relier à un document daté et à un responsable identifié.
Côté organisation, c’est là qu’un suivi et l’analyse des apprenants vous facilitent la vie. Les logs de connexion et les exports CSV de Teachizy donnent des traces datées, exportables, directement présentables le jour de l’audit.
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Les procès-verbaux et documents du conseil de perfectionnement
Le conseil de perfectionnement du CFA répond à une autre logique : la gouvernance. Ici, l’auditeur veut voir une instance qui existe, qui se réunit, et qui pèse sur l’amélioration continue.
Premier document : la composition. La liste des membres, avec nom, qualité et fonction de chacun, et la représentation des parties prenantes.
Vient ensuite la pièce maîtresse : le procès-verbal de réunion. Daté, signé, avec l’ordre du jour, les participants, les décisions prises et les actions à suivre. C’est lui qui prouve la tenue effective des réunions.
Mais attention au piège. Un PV qui ne débouche sur rien ne convainc pas. Joignez des preuves d’impact : un programme ajusté, un dispositif handicap renforcé, une action corrective suivie d’effet. L’enjeu, c’est de montrer le lien entre une recommandation du conseil et une amélioration concrète de vos formations.
Pour archiver ces décisions et leur mise en œuvre, un LMS compatible Qualiopi vous aide à garder le fil. Vous reliez chaque PV à des traces exploitables, sans empiler les fichiers dans dix dossiers différents.
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Les non-conformités fréquentes sur l’indicateur 20 et comment les éviter
Les personnes sont en place, le dispositif tourne, et pourtant l’auditeur pointe un écart. Frustrant, non ?
La plupart des non-conformités sur l’indicateur 20 tiennent à un défaut de formalisation, rarement à un manque de moyens humains. Trois pièges reviennent presque à chaque audit. Voyons-les un par un, avec leur cause et le remède concret.
Premier piège : le référent désigné à l’oral. Vous savez qui est votre référent handicap, votre équipe aussi, mais aucun document ne le nomme. L’auditeur, lui, ne se contente pas d’une parole. Le remède tient en trois pièces : une note de désignation, une fiche de mission, et des coordonnées joignables. Sans ça, vous basculez direct en non-conformité majeure.
Deuxième piège, plus sournois : le rôle existe sur le papier, mais rien ne prouve qu’il vit. Une fiche de mission impeccable, et zéro action derrière. La cause ? Les preuves sont dispersées ou inexistantes. Pas de compte-rendu, aucune adaptation tracée.
Le remède, c’est de conserver des traces datées : un aménagement réalisé, un entretien de suivi, un échange documenté avec l’apprenant concerné. Ces preuves d’audit de l’indicateur 20 transforment une fonction théorique en activité vérifiable.
Troisième piège, classique chez les CFA récents : le conseil de perfectionnement qui ne se réunit pas, ou dont les réunions ne laissent aucune trace. Pas de PV, pas de liste à jour des membres. Pour l’éviter, gardez une composition actualisée, un procès-verbal récent, et la trace des décisions prises.
Le fil rouge derrière ces trois écarts : l’auditeur vérifie l’existence ET la réalité des actions. Une demi-preuve suffit à déclencher l’écart.
C’est précisément là qu’un LMS compatible Qualiopi vous évite de courir après vos justificatifs. En centralisant logs, exports et traces datées, vous reliez chaque action corrective à un document immédiatement présentable.
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Comment structurer votre dossier de preuves : plan d’action en 6 étapes
Vous avez la matière, mais pas encore la méthode pour l’assembler. C’est souvent là que le stress monte avant l’audit.
Bonne nouvelle : monter un dossier solide pour l’indicateur 20 Qualiopi se ramène à six étapes simples. Chacune élimine un risque de non-conformité. Suivez-les dans l’ordre, vous arrivez le jour J avec un classeur prêt à présenter.
Voici le plan d’action à dérouler :
- Cartographiez vos moyens humains. Listez qui couvre déjà la mobilité, le handicap et le conseil de perfectionnement. Vous saurez vite où sont vos trous.
- Désignez formellement chaque rôle. Une note écrite par fonction, signée par la direction. C’est ce qui transforme une habitude orale en preuve.
- Rédigez les fiches de mission. Une fiche par personne : périmètre, responsabilités, coordonnées. Le personnel dédié à la mobilité et au handicap doit avoir un document clair, pas une fonction floue.
- Collectez les preuves d’activité. Comptes-rendus, fiches de suivi, PV du conseil, attestations de formation. Datez tout et reliez chaque action à un responsable.
- Lancez une simulation d’audit interne. Présentez votre dossier à un collègue qui joue l’auditeur. Chaque trou détecté maintenant, c’est une non-conformité évitée plus tard.
- Bouclez la mise en conformité. Comblez les manques, ajoutez les pièces datées et archivez le tout au même endroit.
Le vrai gain, c’est sur les étapes 4 et 6 : la collecte et la centralisation. C’est là que les preuves d’audit de l’indicateur 20 se perdent ou se sécurisent.
Un LMS compatible Qualiopi fait justement le travail à votre place. Les logs de connexion et les exports horodatés de Teachizy donnent des traces présentables, sans courir après dix fichiers éparpillés. Vous préparez votre audit de certification sans monter d’usine à gaz.
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Comment un LMS compatible Qualiopi facilite la traçabilité de vos actions
Vous avez désigné vos personnels dédiés, monté votre dossier, et maintenant vous redoutez une chose : le jour de l’audit, ne pas remettre la main sur la bonne pièce datée.
C’est exactement là qu’un LMS compatible Qualiopi change votre quotidien. Il sécurise la trace de ce que font vos personnels dédiés.
Prenez le suivi des apprenants. Quand votre référent handicap accompagne un apprenti, l’auditeur veut une preuve datée. Avec Teachizy, les logs de connexion et les exports CSV horodatés donnent une trace objective de la progression de chaque apprenant. Vous reliez l’action humaine à une donnée vérifiable, sans ressaisie manuelle.
Et côté handicap et parcours, la collecte de retours pèse lourd. Les formulaires de satisfaction intégrés vous permettent de recueillir l’avis des apprenants directement dans la plateforme. Une preuve de plus que votre dispositif vit et s’ajuste, exactement ce que cherche un auditeur sur l’indicateur 20 Qualiopi.
Le vrai gain, c’est de tout garder au même endroit. Vos preuves d’audit de l’indicateur 20 ne s’éparpillent plus entre dix dossiers : suivi de progression, exports, retours apprenants, tout est centralisé et présentable.
Bon à savoir : Teachizy propose aussi un accompagnement à la certification Qualiopi, via deux packs animés par des auditrices assermentées et utilisatrices de la plateforme. Le Pack Qualiopi Essentiel (1 100 € HT) couvre une préparation avec audit blanc : RDV de cadrage de 45 minutes, journée d’audit en conditions réelles, RDV de restitution de 30 minutes. Le Pack Qualiopi Sérénité (4 500 € HT) propose un accompagnement complet : 2 échanges NDA, 7 ateliers sur les indicateurs Qualiopi, accompagnement le jour de l’audit, documents et mallettes pédagogiques inclus. Ces offres sont communiquées sur demande individuelle.
Teachizy, c’est un LMS français hébergé en France, pensé pour les petites structures qui veulent sécuriser leur conformité sans alourdir leur quotidien. Vous gardez une organisation simple, et vous arrivez à l’audit avec des justificatifs déjà prêts.
Au final, un dossier bien tenu prouve à l’auditeur que vos référents ont fait leur travail, pièces datées à l’appui.
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L’essentiel à retenir pour votre indicateur 20
- L’indicateur 20 concerne exclusivement les CFA et exige la désignation formelle d’un référent handicap, d’un personnel dédié à la mobilité et d’un conseil de perfectionnement.
- Une désignation orale ne suffit jamais : l’auditeur exige des documents de nomination, des fiches de mission et des preuves d’activité datées.
- La traçabilité apprenant, via des suivis individualisés et des comptes-rendus d’entretien, constitue le cœur de votre dossier de preuve.
- Anticipez les non-conformités majeures en centralisant vos logs de connexion, PV de réunion et traces d’adaptations pédagogiques avant le jour J.
Répondre à l’indicateur 20 est une question de structuration plus que de complexité. En formalisant vos désignations et en liant chaque action humaine à une preuve datée, vous passez d’une gestion intuitive à une organisation auditable. Il ne vous reste plus qu’à appliquer ce plan d’action pour sécuriser votre certification sans alourdir votre quotidien.
Pour approfondir la préparation de votre dossier documentaire, vous pouvez consulter notre guide complet sur l’audit de surveillance Qualiopi ou découvrir les autres exigences documentaires du critère 3 Qualiopi. Si vous souhaitez centraliser vos preuves d’assiduité et vos suivis apprenants dès aujourd’hui, vous pouvez créer votre première formation gratuitement sur Teachizy.
