Vous préparez votre audit Qualiopi et vous bloquez sur l’indicateur 16.
C’est l’un des plus mal compris du référentiel. Et le piège est sournois : vos candidats sont bien passés à la certification, tout s’est déroulé correctement, mais le jour J vous ne retrouvez plus la convocation, le PV de jury part dans un autre dossier, et la non-conformité majeure guette.
Soyons clairs sur un point : sur l’indicateur 16, il n’existe pas de demi-mesure. Un manquement, c’est direct une non-conformité majeure qui bloque votre certification.
Voici comment organiser vos preuves de présentation à la certification, quoi montrer à l’auditeur selon votre cas (RNCP, VAE, CFA), et comment situer tout ça dans le critère 3 Qualiopi. Avec une grille prête à reprendre.
Qu’est-ce que l’indicateur 16 Qualiopi et qui est concerné ?
L’indicateur 16 Qualiopi fait partie des plus mal compris du référentiel. Rien d’étonnant si vous bloquez dessus.
Voici l’essentiel. L’indicateur 16 vérifie que votre organisme présente bien vos bénéficiaires à la certification visée, dans les règles fixées par l’organisme certificateur. Autrement dit, l’auditeur veut une preuve que vos candidats arrivent jusqu’à l’épreuve, inscrits correctement, dans le bon cadre.
Cet indicateur fait partie du critère 3 du RNQ (Accueil, suivi et évaluation des bénéficiaires). Et justement, c’est là que ça devient concret pour vous.
Vous devez montrer trois choses : que le candidat est inscrit auprès du certificateur, que les modalités de présentation à la certification sont formalisées, et que tout est tracé. Un calendrier, une convention d’habilitation ou de partenariat, un procès-verbal de jury. Ce sont ces traces qui parlent à l’auditeur.
Maintenant, qui est concerné par l’indicateur 16 présentation des bénéficiaires ? Pas tout le monde.
Trois catégories de prestataires entrent dans le périmètre :
- Les actions de formation qui mènent à une certification professionnelle (souvent une fiche RNCP).
- Les organismes qui accompagnent une VAE (Validation des Acquis de l’Expérience).
- Les CFA, pour les formations en apprentissage.
Si votre formation ne débouche sur aucun examen de certification professionnelle, vous n’êtes pas concerné par cet indicateur. L’auditeur le notera simplement comme non applicable.
Pour bien situer cet indicateur dans son cadre, jetez un œil au critère 3 Qualiopi et ses preuves. Ça vous évitera de confondre l’indicateur 16 avec les autres exigences du même critère.
Les exigences de l’indicateur 16 : quel est le niveau attendu par l’auditeur ?
Vous vous demandez sans doute jusqu’où l’auditeur va creuser. Bonne question.
L’audit Qualiopi de l’indicateur 16 porte sur une chose précise : que vous respectez à la lettre les règles fixées par l’organisme certificateur pour présenter vos candidats. Ses règles à lui, pas les vôtres. La qualité de votre formation, elle, se joue ailleurs.
Voilà le point qui coince souvent. Chaque certificateur publie ses propres exigences dans son règlement d’examen ou son guide de lecture. Délais d’inscription, prérequis, pièces à fournir, modalités d’évaluation. L’auditeur veut voir que vous les avez suivies sans improviser.
L’auditeur regarde trois moments dans votre parcours.
En amont, d’abord. Avez-vous vérifié l’éligibilité du candidat avant de l’engager ? Prérequis remplis, dossier complet, inscription envoyée dans les délais imposés par le certificateur. Une convention d’habilitation ou de partenariat doit aussi prouver que vous êtes autorisé à présenter à cette certification.
Prenons un cas. Un candidat à une certification RNCP doit justifier deux ans d’expérience. Vous l’inscrivez sans avoir tracé cette vérification ? C’est exactement ce qui déclenche une non-conformité majeure.
Pendant la présentation, ensuite. L’auditeur vérifie que vous avez bien informé le bénéficiaire des modalités d’évaluation : date de l’épreuve, format, attendus du jury, aménagements possibles pour les candidats concernés. Cette information doit être tracée, pas seulement dite à l’oral.
Et la régularité compte autant que le ponctuel. L’auditeur croise vos preuves d’assiduité avec les présentations effectives. C’est là qu’un suivi exportable devient précieux : Teachizy génère des logs de connexion et des exports de suivi des apprenants directement utilisables pour montrer que le candidat a bien suivi le parcours avant l’examen.
Soyons clairs sur le niveau attendu. L’auditeur cherche la cohérence : des preuves datées, rattachées au bon candidat, alignées sur les exigences du certificateur. La perfection n’est pas le sujet.
Créez votre première formation en ligne gratuitement en moins d’1h avec Teachizy.
Planifier une démo
Tableau des preuves de l’indicateur 16 à fournir lors de l’audit
Vous savez ce que l’auditeur attend, maintenant il faut le ranger noir sur blanc.
Voilà le piège classique. Vous avez bien présenté vos candidats, tout s’est passé correctement, mais le jour de l’audit vous cherchez vos documents dans trois dossiers différents. Et là, la non-conformité guette.
Pour éviter ça, organisez vos preuves de l’indicateur 16 Qualiopi par moment du parcours. Voici une grille prête à reprendre.
| Document de preuve | Ce qu’il prouve | Forme attendue |
|---|---|---|
| Convention de partenariat ou habilitation | Vous êtes autorisé à présenter à cette certification | Document signé, daté, en cours de validité |
| Preuve d’inscription au certificateur | Le candidat est enregistré dans les délais imposés | Accusé de réception, capture de plateforme, mail horodaté |
| Vérification des prérequis | L’éligibilité du candidat a été contrôlée en amont | Dossier candidat, justificatifs archivés |
| Convocation à l’épreuve | Le bénéficiaire a été informé de la date et du format | Convocation écrite, datée, nominative |
| Livret d’évaluation | Les modalités d’examen ont été suivies | Livret renseigné par le candidat ou l’évaluateur |
| Procès-verbal de session | Le candidat a été présenté devant le jury | PV signé par le jury ou le certificateur |
| Demande d’aménagement handicap | Les conditions formelles de présentation ont été adaptées | Demande tracée, réponse du certificateur |
Reprenons quelques lignes, parce que certaines coincent plus que d’autres.
La convention de partenariat ou l’habilitation, c’est votre socle. Sans elle, vous n’avez tout simplement pas le droit de présenter à la certification. L’auditeur la regarde en premier. Vérifiez sa date de validité avant l’audit, une habilitation périmée déclenche une non-conformité majeure direct.
Les convocations et preuves d’inscription, ensuite. L’auditeur veut voir que chaque candidat a reçu sa convocation et qu’il a été inscrit dans le bon délai. Un mail horodaté ou une capture de la plateforme du certificateur suffit.
Le procès-verbal de session d’examen, lui, prouve que le candidat est bien passé devant le jury. C’est souvent le certificateur qui le fournit. Récupérez-le et archivez-le, ne comptez pas le retrouver dans l’urgence.
Et l’aménagement handicap ? Si un candidat en situation de handicap demande un tiers-temps ou un format adapté, gardez la trace de la demande et de la réponse. L’auditeur vérifie que vous avez relayé la demande au certificateur, pas que vous l’avez décidée seul.
Maintenant, le point décisif : relier toutes ces traces au bon candidat, avec des dates qui collent. C’est là qu’un suivi exportable change la donne. Avec Teachizy, vous récupérez des documents et preuves d’audit organisés par apprenant, avec logs de connexion et exports horodatés. De quoi montrer la régularité du parcours juste avant l’épreuve.
Un conseil pour finir : constituez un dossier par session de certification. Tout au même endroit, daté, nominatif. Le jour de l’audit, vous ouvrez le bon classeur et vous répondez en deux minutes.
👉Voir la liste documents Qualiopi à préparer.
VAE, CFA et sous-traitance : les cas spécifiques de l’indicateur 16
Vous avez compris le socle de l’indicateur 16 Qualiopi. Mais certains parcours ont leurs propres règles, et c’est là que les auditeurs cherchent les failles.
Trois cas demandent une attention particulière : la VAE, le CFA et la sous-traitance. Voyons ce qui change pour chacun.
La VAE : l’obligation absolue de prouver le contact avec le certificateur
En VAE, l’audit Qualiopi de l’indicateur 16 se concentre sur un point précis : la preuve que vous avez bien mis le candidat en relation avec l’organisme certificateur.
Vous devez demander au certificateur les calendriers de jury et les conditions de présentation des bénéficiaires. Puis garder chaque trace de ce contact : emails, courriers, accusés de réception. L’auditeur veut voir cette chaîne d’échanges, datée et nominative.
Et le dossier VAE complet doit partir dans les délais imposés. Un candidat accompagné mais jamais transmis au jury dans les temps ? C’est exactement le genre de situation qui déclenche une non-conformité majeure sur l’indicateur 16 présentation des bénéficiaires.
Le CFA et l’alternance : sécuriser le parcours vers l’examen
Pour un CFA, l’enjeu de l’indicateur 16 RNCP est opérationnel : prouver que chaque apprenti est bien conduit jusqu’à son examen de certification professionnelle.
Trois obligations structurent votre preuve :
- Vous inscrivez systématiquement vos apprentis aux épreuves auprès de l’autorité de certification.
- Vous suivez la régularité des sessions et vérifiez qu’aucun candidat ne passe à travers les mailles.
- Vous coordonnez les dates et modalités avec le certificateur, et vous gardez la trace de cette coordination.
Disons que vous formez vingt apprentis. L’auditeur croisera votre liste d’inscrits aux examens avec votre suivi de présence. Tout candidat suivi mais absent des inscriptions devient un point de contrôle.
👉Préparer votre audit de surveillance étape par étape.
La sous-traitance : qui est responsable de la présentation ?
Vous travaillez en sous-traitance et vous vous demandez qui porte la responsabilité ? La version 9 du RNQ a clarifié ce point.
Le sous-traitant est audité sur les missions qui lui sont confiées par le donneur d’ordre. Si la présentation à la certification fait partie de votre périmètre, vous devez en fournir les preuves de l’indicateur 16 Qualiopi. Si elle reste chez le donneur d’ordre, c’est lui qui les détient.
L’organisme certificateur, lui, garde la responsabilité finale de l’habilitation et du jury. Vous, sous-traitant, conservez les traces des missions réellement exercées : inscriptions, convocations, logs de suivi.
Et c’est là qu’un suivi exportable vous sort d’affaire. Avec Teachizy, vous récupérez des exports horodatés par apprenant, prêts à montrer ce que vous avez réellement géré dans le parcours, même sans piloter toute la chaîne.
Comment éviter une non-conformité majeure sur l’indicateur 16 ?
Vous l’avez peut-être déjà repéré : sur l’indicateur 16 Qualiopi, il n’existe pas de demi-mesure.
Soyons clairs. Cet indicateur fait partie de ceux où la non-conformité est uniquement majeure. Pas de simple remarque, pas de point d’amélioration à corriger tranquillement. Si l’auditeur relève un manquement, c’est direct une non-conformité majeure. Et ça, ça pèse lourd sur l’obtention de votre certification.
Voilà pourquoi il vaut mieux connaître les dérives fréquentes avant qu’elles ne vous tombent dessus.
Trois reviennent en boucle dans les audits Qualiopi de l’indicateur 16 :
- L’absence de convention d’habilitation ou de partenariat valide. Vous présentez sans preuve écrite que le certificateur vous y autorise.
- Le dossier candidat incomplet : prérequis non tracés, inscription envoyée hors délai, convocation introuvable le jour de l’audit.
- L’oubli VAE : un bénéficiaire accompagné mais jamais transmis au jury dans les temps, sans trace du contact avec le certificateur.
Reprenons ce dernier cas, parce qu’il piège souvent. Vous accompagnez un candidat VAE pendant des semaines, tout se passe bien, mais le dossier part trop tard. Peu importe la qualité de votre accompagnement : l’auditeur constate que les exigences de présentation à la certification n’ont pas été respectées. Résultat : non-conformité majeure.
La conséquence est concrète. Une seule non-conformité majeure non levée bloque votre certification Qualiopi, ou la suspend lors d’un audit de surveillance.
La bonne nouvelle, c’est que ces dérives se neutralisent par l’organisation. Un dossier par session, des dates qui collent, et des preuves de l’indicateur 16 Qualiopi rattachées au bon candidat. C’est là que les logs et exports horodatés de Teachizy vous donnent une longueur d’avance : vous montrez la régularité du parcours sans la chercher dans l’urgence.
Créez votre première formation en ligne gratuitement en moins d’1h avec Teachizy.
Planifier une démo
Comment centraliser vos preuves de suivi avec Teachizy
Vous avez les bonnes intentions, mais le jour de l’audit, tout se joue sur une chose : retrouver la bonne preuve, rattachée au bon candidat, avec la bonne date.
C’est là que Teachizy vous fait gagner un temps fou.
La plateforme centralise les traces d’assiduité de chaque apprenant au même endroit. Progression, dates de connexion, complétion par module. Tout reste cohérent avec vos listes de présence, sans que vous ayez à recoller les morceaux la veille de l’audit.
Prenons un cas concret. Vous accompagnez un candidat avant son épreuve de certification. L’auditeur veut vérifier qu’il a bien suivi le parcours. Vous ouvrez le suivi détaillé du LMS, vous exportez les logs de connexion horodatés, et vous montrez la régularité noir sur blanc. Pas de fouille dans trois fichiers Excel.
Ces exports répondent directement aux exigences de présentation à la certification Qualiopi sur le volet assiduité. Chaque trace est datée et nominative. De quoi nourrir le dossier candidat avec des preuves alignées sur ce que l’auditeur attend.
Et pour les petites structures, c’est là que l’approche modulaire compte. Teachizy reste centré sur la pédagogie et le suivi, compatible Qualiopi grâce à ses exports. Pour les pièces que la plateforme ne produit pas elle-même, comme les conventions ou les PV de jury, vous connectez vos outils via Zapier ou Make, par exemple pour déclencher la création de conventions après une inscription. Vous gardez votre écosystème, sans rien complexifier.
À noter aussi : Teachizy propose un accompagnement Qualiopi, via deux packs animés par des auditrices assermentées et utilisatrices de la plateforme. Le Pack Qualiopi Essentiel (1 100 € HT) couvre une préparation avec audit blanc : RDV de cadrage de 45 minutes, journée d’audit en conditions réelles, RDV de restitution de 30 minutes. Le Pack Qualiopi Sérénité (4 500 € HT) propose un accompagnement complet : 2 échanges NDA, 7 ateliers sur les indicateurs Qualiopi, accompagnement le jour de l’audit, documents et mallettes pédagogiques inclus. Ces offres sont communiquées sur demande individuelle.
Voilà ce qui change pour vous sur l’indicateur 16 Qualiopi : vous arrivez à l’audit avec des preuves de suivi prêtes, pas à reconstituer dans l’urgence.
👉Pensez à essayer Teachizy gratuitement pour créer votre formation en ligne.
Ce qu’il faut retenir pour réussir l’indicateur 16
- L’indicateur 16 vérifie uniquement votre conformité aux règles du certificateur concernant l’inscription et la présentation effective de vos candidats aux épreuves.
- Un manquement sur cet indicateur est systématiquement une non-conformité majeure : l’organisation documentaire est donc votre seule assurance sécurité.
- Chaque étape du parcours, de la vérification des prérequis à la transmission des résultats, doit être tracée, horodatée et rattachée nominativement au bénéficiaire.
- La centralisation de vos logs d’assiduité et de vos preuves de suivi dans un espace dédié facilite la production des justificatifs le jour de l’audit.
La préparation de l’indicateur 16 est avant tout une question de rigueur organisationnelle. Le volume documentaire compte moins. En regroupant systématiquement vos conventions d’habilitation, convocations et procès-verbaux par session, vous transformez une contrainte complexe en un dossier audit-ready facile à présenter.
Si vous souhaitez approfondir la gestion de vos autres indicateurs et sécuriser l’ensemble de votre dossier Qualiopi, vous pouvez consulter notre guide sur les documents à fournir le jour de l’audit. Pour le reste, c’est la régularité de vos traces qui prouvera votre professionnalisme. Pour démarrer sereinement et centraliser dès maintenant vos preuves de suivi, vous pouvez créer votre première formation gratuitement sur Teachizy et organiser votre conformité sans attendre.
