Indicateur 26 Qualiopi : niveau attendu, preuves à archiver et non-conformités à éviter pour réussir l’audit handicap

Votre audit approche, et l’indicateur sur le handicap reste le point flou de votre dossier.

Vous savez qu’il faut « être inclusif ». Mais quand l’auditeur vous demande vos preuves, vous séchez : quel document sortir, daté de quand, rattaché à quel apprenant ?

C’est normal. L’indicateur 26 Qualiopi est sans doute le moins évident à traduire en pièces concrètes, surtout pour un petit organisme ou un formateur seul.

Voici comment transformer cette obligation en plan opérationnel : qui fait quoi, quelles procédures poser, et quels justificatifs archiver à chaque étape du parcours, de l’inscription à l’orientation.

On commence par ce que l’auditeur attend vraiment derrière le mot « mobilise ».

Comprendre l’indicateur 26 de Qualiopi : exigences et niveau attendu de l’auditeur

Cet indicateur passe pour l’un des plus difficiles à cadrer. Rien d’anormal si vous hésitez.

C’est sans doute l’un des points les moins évidents à traduire en preuves concrètes. Voilà l’objectif de cette section : clarifier ce que l’indicateur 26 Qualiopi demande vraiment, et à quel niveau l’auditeur attend vos justificatifs.

Le texte officiel du Référentiel National Qualité (RNQ) le formule ainsi : le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner, former ou orienter les publics en situation de handicap. Le mot qui compte ici, c’est « mobilise ».

Et justement, c’est là que pas mal de petits organismes se trompent. Vous n’avez pas à devenir expert du handicap du jour au lendemain.

Ce qu’on vous demande, c’est de prouver que vous savez vers qui vous tourner. Un référent handicap identifié dans votre structure, des partenaires repérés (Agefiph, Cap emploi, ressources locales), une procédure d’accueil prête à activer dès qu’un apprenant signale un besoin spécifique. La mobilisation des réseaux, c’est le cœur de l’attendu.

L’indicateur 26 s’inscrit dans le critère 6 du référentiel, celui qui couvre l’investissement de l’organisme dans son environnement professionnel (indicateurs 23 à 29). Si vous voulez resituer l’ensemble, notre méthode pour le critère 6 Qualiopi détaille les autres indicateurs de ce bloc. Le critère 6 part d’une idée simple : un organisme ne travaille pas seul, il s’appuie sur un réseau de compétences. L’inclusion des personnes en situation de handicap en est l’application la plus concrète.

Voici comment se traduit le niveau attendu, façon audit blanc :

Niveau attendu (RNQ)	Actions concrètes à mener	Pièces justificatives à archiver
Désigner un référent handicap	Nommer une personne dédiée, lui donner une lettre de mission	Fiche de fonction du référent, attestation de formation référent handicap
Mobiliser des réseaux et partenaires	Identifier Agefiph, Cap emploi, ressources locales	Liste de contacts ressources, conventions ou échanges mail
Organiser l’accueil et l’accompagnement	Formaliser une procédure d’accueil apprenant handicap	Procédure écrite, mention d’accessibilité sur les supports
Tracer les aménagements et compensations	Recenser les besoins, ajuster le parcours au cas par cas	Trace des aménagements proposés, suivi par apprenant

Ce tableau résume ce que l’auditeur veut voir : une démarche structurée, pas une intention. Chaque ligne appelle une preuve datée et rattachée à votre fonctionnement réel.

Et c’est là que la traçabilité devient votre meilleure alliée. Les exports et logs par apprenant disponibles dans Teachizy vous aident à documenter le suivi des aménagements directement dans le parcours de formation, un point précieux le jour de l’audit handicap.

L’organisation interne : quel est le rôle du référent handicap en organisme de formation ?

Vous êtes seul à gérer votre activité, et l’idée d’un « référent handicap » vous semble réservée aux grosses structures ? Bonne nouvelle.

Le référent, ce n’est pas un poste à temps plein. C’est une fonction. Et même un formateur indépendant en solo peut l’endosser lui-même, à condition de savoir ce que ça implique au quotidien.

Le référent handicap en organisme de formation tient trois rôles. Il accueille la demande quand un apprenant signale un besoin spécifique. Il cherche la bonne réponse, en interne ou via un partenaire. Et il garde une trace de ce qui a été proposé.

Pour endosser ce rôle sereinement, une formation référent handicap fait gagner un temps précieux. Plusieurs organismes en proposent, parfois financées. Le but : savoir poser les bonnes questions et identifier les aménagements possibles (tiers-temps, supports adaptés, accessibilité du lieu, compensation matérielle). Pas besoin de devenir spécialiste du handicap.

Vous travaillez en équipe ? Alors la coordination interne devient un point d’audit à part entière.

Imaginons deux formateurs et une assistante. Chacun doit savoir qui est le référent, et surtout quoi faire si un apprenant mentionne une situation de handicap pendant l’inscription. Une note interne d’une page suffit souvent. Elle décrit le réflexe attendu : rediriger vers le référent, ne jamais ignorer la demande. C’est ce genre de procédure simple qui rassure l’auditeur sur votre fonctionnement réel.

Maintenant, le point qui change tout : votre réseau de partenaires externes.

Ce qu’on attend de vous, c’est de savoir vers qui orienter. Pas une expertise médicale ou pédagogique pointue sur chaque handicap. Construire ce réseau d’experts prend une après-midi, pas un trimestre.

• L’Agefiph, pour les aides au financement des aménagements et le conseil aux organismes.
• Cap emploi, pour l’accompagnement vers et dans l’emploi des personnes en situation de handicap.
• Les associations locales et MDPH de votre territoire, pour les relais de proximité.

Gardez cette liste à jour, avec un nom, un mail, un numéro. Vérifiez-la une fois par an, histoire d’éviter un contact obsolète le jour où vous en avez besoin.

Et tout ce suivi se documente. Les exports et logs par apprenant de Teachizy vous permettent de rattacher chaque aménagement au bon dossier, directement dans le parcours. Pour aller plus loin sur la préparation, notre méthode pour l’audit de surveillance complète cette organisation.

Les justificatifs de l’indicateur 26 Qualiopi : la checklist des preuves à archiver

Le jour J, l’auditeur ne vous demande pas vos intentions. Il vous demande vos pièces.

Et c’est souvent là que ça coince : vous avez bien agi, mais vous n’avez rien daté, rien classé. Voilà ce que cette section vous donne : la liste précise des justificatifs de l’indicateur 26 Qualiopi à sortir d’un classeur (ou d’un dossier partagé) en deux minutes chrono.

On va suivre le parcours d’un apprenant, de son inscription jusqu’à son orientation. Chaque étape laisse une trace. Cette trace, c’est votre preuve.

Commençons par l’accueil et le recueil des besoins.

Dès l’inscription, vous devez pouvoir montrer que vous posez la question du handicap. Un formulaire avec une case « besoin d’un aménagement ? » suffit. Si un apprenant signale une situation, gardez le compte-rendu de l’entretien qui a suivi. Pas besoin d’un roman : trois lignes datées, signées du référent, qui résument la demande et la réponse envisagée.

Vient ensuite la phase d’adaptation et de compensation. C’est le cœur de la traçabilité apprenant.

• Les supports adaptés effectivement transmis (PDF en gros caractères, version audio, document simplifié).
• La trace d’un aménagement pédagogique du rythme (tiers-temps sur un quiz, délai allongé pour un devoir).
• Une mention d’accessibilité visible sur votre page de vente ou vos conditions.

Prenons un exemple : vous proposez une formation en ligne et un apprenant malvoyant s’inscrit. Vous lui fournissez une version audio de vos leçons écrites. Conservez le mail d’envoi et la date. Voilà une preuve d’adaptation, concrète et opposable.

Reste l’orientation et le suivi, le maillon que beaucoup oublient.

Quand un besoin dépasse vos moyens, vous aiguillez vers un partenaire. Gardez le mail d’aiguillage vers Cap emploi, l’Agefiph ou la MDPH. Une fiche de liaison simple, qui note vers qui vous avez orienté et quand, fait parfaitement l’affaire. L’auditeur veut voir que la boucle est bien bouclée jusqu’au relais.

Pour vous y retrouver, pensez en registre d’accessibilité : un document unique qui recense, apprenant par apprenant, les demandes reçues et les actions menées. Daté, mis à jour, exportable.

Et justement, c’est là que la plateforme rend service. Les exports et logs par apprenant de Teachizy rattachent chaque aménagement au bon dossier, directement dans le parcours. Vous documentez le suivi au fil de l’eau, sans ressortir un tableur le mois de l’audit. Les outils compatibles Qualiopi de la plateforme facilitent cette mise en preuve.

Un dernier réflexe : classez vos justificatifs par étape du parcours, pas en vrac. Accueil, adaptation, orientation. Le jour de l’audit handicap, vous suivez le fil, l’auditeur suit avec vous. C’est ce genre d’organisation simple qui transforme une obligation d’inclusion en dossier carré.

Cas pratique : le parcours d’un apprenant en situation de handicap de l’inscription à l’orientation

Vous avez la théorie. Voyons maintenant ce que ça donne en vrai.

Prenons un cas concret, de bout en bout. Sophie, formatrice indépendante en gestion de projet, reçoit une demande d’inscription d’un apprenant, Karim, qui mentionne une dyslexie. Suivez le fil : chaque geste laisse une trace, et chaque trace devient une preuve pour l’audit Qualiopi.

Étape 1 : l’inscription et le recueil des besoins spécifiques.

Sur son formulaire, Sophie a glissé une question simple : « avez-vous besoin d’un aménagement pour suivre la formation ? ». Karim coche oui. Ce réflexe d’accueil apprenant handicap dès l’inscription, c’est le point de départ de toute la démarche. Sophie déclenche alors un entretien de positionnement de quinze minutes, par téléphone, pour comprendre la situation et ne pas plaquer une réponse standard.

Pendant cet entretien, elle note ce qu’elle peut faire : adapter ses supports écrits, allonger les délais sur les exercices. Trois lignes datées, signées en tant que référente. Voilà déjà votre premier livrable.

Étape 2 : l’analyse et la compensation pédagogique.

Sophie passe à l’action. Pour la compensation du handicap de Karim, elle fournit ses leçons écrites en version aérée, avec une police adaptée, et autorise un tiers-temps sur les quiz. Rien d’extraordinaire, mais des ajustements concrets, alignés sur un besoin réel.

Et chaque ajustement se documente. Elle garde le mail d’envoi des supports adaptés, daté. Elle trace le délai allongé directement dans le parcours. Sur Teachizy, les exports et logs par apprenant rattachent ces aménagements au bon dossier, sans tableur à rouvrir trois mois plus tard.

Étape 3 : l’orientation vers un partenaire, si besoin.

Disons que Karim avait aussi évoqué une difficulté financière pour s’équiper d’un outil de lecture vocale. Là, Sophie atteint la limite de ses moyens. Elle ne bricole pas : elle oriente.

Elle rédige une fiche d’aiguillage vers l’Agefiph, note le contact transmis et la date. Cette fiche prouve que le besoin a bien trouvé un relais, qu’il n’est pas resté lettre morte. L’auditeur cherche exactement ça : un organisme qui sait passer le relais quand il ne peut pas répondre seul.

Au bout du fil conducteur, Sophie a constitué un dossier complet sans y passer ses week-ends. Voici ce qu’elle peut sortir le jour de l’audit handicap :

Étape du parcours apprenant	Action menée par le référent	Livrable à archiver
Inscription	Question d’aménagement + entretien de positionnement	Formulaire d’inscription, compte-rendu d’entretien daté
Analyse et compensation	Supports adaptés + tiers-temps accordé	Mail d’envoi des supports, trace de l’aménagement dans le parcours
Orientation	Aiguillage vers un partenaire externe	Fiche d’aiguillage, date et contact transmis

Ce qui rend ce dossier solide, c’est sa cohérence : une demande, une réponse, une trace, à chaque étape.

Et c’est exactement ce que la plateforme facilite au quotidien. Documenter ce suivi au fil de l’eau évite l’effet panique du dernier mois. Si vous voulez vérifier que vos supports cochent les bons réflexes, notre méthode pour vérifier la conformité d’un support complète ce cas pratique.

Non-conformité sur l’indicateur 26 : comment sécuriser votre audit Qualiopi handicap

Vous avez monté votre dossier, vos preuves sont prêtes. Reste une question qui vous tient sans doute éveillé : et si l’auditeur trouve une faille ?

Voilà le point à comprendre avant tout : sur l’indicateur 26 Qualiopi, il n’existe pas de demi-mesure. Là où d’autres indicateurs tolèrent une remarque mineure, le handicap relève d’un attendu réglementaire fort. Le moindre manquement sérieux bascule en non-conformité majeure.

Pourquoi cette sévérité ? Parce que l’égalité d’accès à la formation touche à un droit fondamental. L’auditeur Qualiopi applique ici sa grille d’audit sans souplesse particulière.

Deux erreurs reviennent en boucle chez les petits organismes.

• Une liste de partenaires obsolète : un numéro Cap emploi qui ne répond plus, un contact Agefiph parti depuis deux ans. Sur le papier, vous mobilisez un réseau. Dans les faits, il n’existe plus.
• Une absence de traçabilité des adaptations : vous avez bien aménagé un parcours, mais aucune trace datée ne le prouve. Pour l’auditeur, ce qui n’est pas documenté n’a pas eu lieu.

Ces deux points partagent la même cause : un suivi qui vit dans votre tête, pas dans un dossier.

Imaginez que l’auditeur vous demande la preuve d’un aménagement accordé l’an dernier. Si vous fouillez vos mails pendant cinq minutes sans rien retrouver, le doute s’installe. Une démarche solide se montre en quelques secondes, apprenant par apprenant.

Et là, documenter au fil de l’eau change tout. Les exports et logs par apprenant de Teachizy rattachent chaque adaptation au bon dossier, directement dans le parcours de formation. Vous évitez le tableur reconstitué dans l’urgence, et la liste de vos contacts ressources reste à portée de main, vérifiée chaque année.

Mais admettons que ça arrive quand même : une non-conformité majeure est relevée. Pas de panique, ce n’est pas un refus définitif.

Vous disposez d’un délai pour réagir. Le processus prévoit un plan d’action correctif : vous décrivez le manquement, l’action engagée pour le lever, et la preuve que la correction est en place. Pour une non-conformité majeure, ce plan doit être traité dans un délai de trois mois après l’audit, avec un retour de l’organisme certificateur.

Disons que votre liste de partenaires était périmée. Vous la mettez à jour, vous datez la nouvelle version, et vous joignez un échange récent avec un contact actif. Voilà votre correction, simple et opposable.

Le vrai luxe, c’est de ne jamais en arriver là. Pour vous préparer sereinement, l’Académie Teachizy propose une formation Qualiopi dédiée, accessible dès l’inscription. Et Teachizy vous accompagne aussi vers la certification grâce à deux packs animés par des auditrices assermentées et utilisatrices de la plateforme : le Pack Qualiopi Essentiel (1 100 € HT), avec préparation et audit blanc, et le Pack Qualiopi Sérénité (4 500 € HT), pour un accompagnement complet du cadrage au jour de l’audit.

Vous l’aurez compris : sur cet indicateur, la rigueur de votre traçabilité pèse lourd le jour de l’audit handicap. Une demande, une réponse, une trace datée. Tenez ce fil, et vous abordez votre certification l’esprit tranquille.

L’essentiel à retenir pour votre audit handicap

• Mobiliser n’est pas optionnel : l’indicateur 26 exige que vous prouviez l’existence de votre réseau (Agefiph, Cap emploi), au-delà d’une simple volonté d’inclusion.
• Traçabilité systématique : chaque échange, besoin identifié ou aménagement proposé doit faire l’objet d’une trace datée dans le dossier de l’apprenant.
• Rôle du référent : cette fonction doit être clairement identifiée, avec une procédure simple pour orienter l’apprenant dès le premier contact.
• Gestion des preuves : classez vos justificatifs par étape du parcours (accueil, adaptation, orientation) pour rassurer immédiatement l’auditeur le jour J.

Réussir l’indicateur 26 Qualiopi tient à une chose : structurer votre accueil pour ne laisser aucun besoin sans réponse. Pas besoin de devenir un expert médical. Une organisation rigoureuse, documentée dès l’inscription, transforme ce qui ressemble à une contrainte administrative en une véritable démarche de qualité inclusive.

Si vous souhaitez approfondir la préparation de vos autres indicateurs, vous pouvez consulter notre guide sur les 7 critères Qualiopi ou organiser vos preuves avec les outils de suivi pédagogique de Teachizy. Gardez ce fil conducteur : une demande, une réponse, une trace, et votre dossier sera prêt pour l’audit.